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Paso 3: Preparar el espacio de trabajo

Consejo

En este paso se tratan los aspectos básicos de la administración de cuentas. Si no se te ha asignado la tarea de administrar tu cuenta de Wrike, puedes saltar al Paso 5: Empezar a trabajar y colaborar.

Descripción general

Ahora que ya sabes cómo navegar por tu cuenta de Wrike y cómo las distintas funciones principales de Wrike pueden ayudarte a mejorar tus procesos de trabajo, vamos a revisar algunos consejos y prácticas recomendadas para preparar tu cuenta antes de invitar a miembros del equipo.

Organizar tu trabajo con espacios y carpetas

Configurar espacios

Los espacios son plataformas que sirven para almacenar todos los elementos de trabajo relacionados con un tema. De forma predeterminada, tu cuenta tiene un espacio de equipo público al que pueden acceder todos los miembros de tu cuenta y un espacio personal donde puedes guardar tu trabajo privado.

Para empezar, utiliza una de estas reglas generales para configurar la estructura de tu espacio. Siempre puedes modificarla más adelante para adaptarla mejor a los procesos de tu equipo:

  1. Si tienes un equipo pequeño, los miembros pueden gestionar todos sus proyectos dentro del espacio de equipo creado de forma predeterminada.

  2. Si tienes varios equipos, configura un espacio para cada uno. Por ejemplo, marketing, diseño, recursos humanos o TI.

  3. Si tu trabajo está organizado por cliente, entonces configura un espacio para cada cliente.

  4. Si tienes decenas de clientes, agrúpalos por región, tamaño o importancia y crea un espacio para cada uno de estos grupos.

Configurar la estructura de carpetas

Las carpetas te ayudan a clasificar tus tareas y proyectos en espacios, como por ejemplo, por región, tipo de trabajo, sprint, etc. Además, las carpetas pueden utilizarse como etiquetas para clasificar tus tareas o proyectos para un acceso rápido, ya que una tarea se puede colocar en varias carpetas a la vez. Puedes codificar con colores los nombres de las carpetas para que tus etiquetas destaquen visualmente.

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Consejo

Es muy recomendable que añadas las siguientes carpetas a tu cuenta:

Carpeta Archivo: utiliza esta carpeta para almacenar elementos de trabajo completados o desactualizados. Consejo adicional: asigna el nombre zArchive a la carpeta Archivo para que aparezca en la parte inferior de la estructura de carpetas de tu espacio.

Carpeta Base de conocimientos: introduce en esta carpeta las tareas que contienen las reglas de uso de Wrike y las respuestas a las preguntas más frecuentes que tu equipo puede tener. Para obtener más información, lee el testimonio directo sobre cómo los usuarios de Wrike optimizan satisfactoriamente toda la formación de los miembros del equipo gracias a la disponibilidad de su base de conocimientos en Wrike.

Carpeta Plantillas: añade aquí plantillas de carpetas y proyectos. Crea una subcarpeta para almacenar plantillas de tareas individuales.

Si tienes una suscripción Business o superior, puedes usar Blueprints. Blueprints es una sección independiente a la que se puede acceder desde la página del menú principal, que te permite crear proyectos y tareas sin interrumpir el trabajo en curso.

Administración básica de la cuenta

Actualiza los ajustes de la cuenta que afectarán a todos los espacios de trabajo de tu equipo:

  1. Actualiza el logotipo de tu empresa en el espacio de trabajo con marca y la notificación por correo electrónico.

  2. Añade los días festivos de tu país a la agenda de trabajo predeterminada del equipo.

Configuración avanzada de la cuenta

Nota

Las funciones descritas en esta sección están disponibles en las cuentas con suscripciones Business y Enterprise.

Cada equipo sigue procesos exclusivos, y los tuyos también. Wrike cuenta con una serie de funciones eficaces que te ayudan a organizar los procesos de trabajo para adaptarlos a las necesidades y el estilo de trabajo de tu equipo.

Analiza los procesos de tu equipo e implementa funciones avanzadas para facilitarte la gestión de tu equipo y tus proyectos con más eficacia.

Flujos de trabajo personalizados

Configura flujos de trabajo personalizados para asignar tus procesos. Tu cuenta tiene un flujo de trabajo predeterminado que incluye cinco estados: Nuevo, En curso, Completado, Aplazado y Cancelado. Puedes configurar flujos de trabajo adicionales para hacer un mejor seguimiento de la etapa en la que se encuentra el trabajo. Conoce las prácticas recomendadas.

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Formularios de solicitud

Crea formularios de solicitud para agilizar el proceso de recepción de trabajo. Los formularios de solicitud te ayudan a recibir el trabajo entrante de forma estructurada sin tener que hacer malabarismos con correos electrónicos con preguntas adicionales. Conoce las prácticas recomendadas.

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Campos personalizados

Utiliza campos personalizados para hacer un seguimiento de los KPI, como presupuestos, objetivos, gastos, etc. Si quieres profundizar más, utiliza campos calculados y resultados codificados con colores.

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Grupos de usuarios

Añade grupos de usuarios para mejorar la comunicación y el intercambio de datos. En lugar de compartir datos o @mencionar a una persona cada vez, utiliza grupos de usuarios para compartir información rápidamente con grupos de personas y enviar comunicaciones grupales.

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Blueprints

Añade plantillas de proyecto para ahorrar tiempo al iniciar trabajos repetitivos. Utiliza los blueprints para gestionar tus plantillas de proyectos y tareas y planificar tu trabajo mientras lo mantienes separado del trabajo en curso.

¿Qué puedes hacer con los blueprints?

  • Dividir el trabajo para gestionar el contenido planificado en una sección dedicada del espacio de trabajo.

  • Crear el contenido con anticipación sin enviar notificaciones.

  • Asignar tareas y proyectos sin compartir ni enviar notificaciones.

  • Crear trabajo real a partir de blueprints con notificaciones (el lanzamiento de trabajo en grupo envía notificaciones masivas inteligentes).

  • Controlar la disponibilidad de los trabajos creados con anticipación mediante el uso compartido y los permisos.

  • Planificar el trabajo futuro sin tener que trabajar en proyectos y tareas directamente.

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Integraciones

Conecta Wrike con tus aplicaciones favoritas para automatizar tus flujos de trabajo y sincronizar los datos con integraciones predefinidas o crea integraciones personalizadas con el complemento Wrike Integrate o las API de Wrike.

Integraciones más populares:

  • Wrike para Gmail: aumenta la productividad y ahorra tiempo capturando el trabajo desde los correos electrónicos y administrando las tareas directamente en Gmail en la web y en Android.

  • Slack: logra más objetivos convirtiendo los chats en un trabajo estructurado.

  • GitHub: crea una sincronización bidireccional entre los problemas del repositorio de GitHub y las tareas de Wrike, lo que permite una mejor visibilidad y una colaboración superior a través de los proyectos.

  • Salesforce: da a tus equipos de cuentas responsabilidad y una visibilidad completa sobre los proyectos de los clientes.

  • Microsoft Teams: lleva la gestión de proyectos a Microsoft Teams y transforma las conversaciones en trabajo estructurado.

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Por tu comodidad, hemos preparado un conjunto de kits de herramientas para diferentes tipos de equipos:

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