Tous les articles

Étape 3 : Préparer l'espace de travail

Conseil

Cette étape aborde les bases de l'administration des comptes. Si vous n'êtes pas chargé de la gestion de votre compte Wrike, vous pouvez passer à l'étape 5 : Commencer à travailler et à collaborer.

Aperçu

Maintenant que vous avez appris comment naviguer dans votre compte Wrike et comment la grande diversité des fonctionnalités de base de Wrike peut vous aider à améliorer vos processus de travail, passons en revue quelques conseils et bonnes pratiques pour la préparation de votre compte avant d'inviter les membres de votre équipe.

Organiser votre travail avec des espaces et des dossiers

Créer des espaces

Les espaces sont des pôles qui concentrent tous les éléments de travail liés à un thème. Votre compte dispose d’un espace d’équipe public par défaut accessible à tous les membres de votre compte et de votre espace personnel où vous pouvez conserver votre travail privé.

Pour commencer, utilisez l'une de ces règles de base pour configurer la structure de votre espace. Vous pourrez toujours la modifier ultérieurement pour mieux l'adapter aux processus de votre équipe :

  1. Si votre équipe est unique et de petite taille, elle peut gérer tous ses projets dans l'espace Équipe créé par défaut.

  2. Si vous avez plusieurs équipes, créez un espace pour chacune d'entre elles. Par exemple, Marketing, Design, RH, Informatique.

  3. Si votre travail est organisé par client, créez un espace pour chaque client.

  4. Si vous avez des dizaines de clients, regroupez-les par région, taille ou importance et créez un espace pour chacun de ces groupes.

Configurer la structure des dossiers

Les dossiers vous aident à classer vos tâches et projets dans les espaces, par exemple par région, type de travail, sprint, etc. Par ailleurs, les dossiers peuvent être utilisés comme étiquette pour classer vos tâches ou projets pour un accès rapide, car une tâche ou un dossier peut être placé dans plusieurs dossiers à la fois. Vous pouvez attribuer un code couleur aux noms de dossiers afin que vos étiquettes se distinguent visuellement.

colored_tags.png

Conseil

Nous vous recommandons vivement d'ajouter les dossiers suivants à votre compte :

Dossier d'archives : utilisez ce dossier pour stocker les éléments de travail terminés ou obsolètes. Conseil supplémentaire : nommez le dossier d'archives zArchive pour qu'il s'affiche au bas de la structure des dossiers de votre espace.

Dossier base de connaissances : remplissez ce dossier avec des tâches contenant les règles d’utilisation de Wrike et les réponses aux questions les plus fréquentes de votre équipe. Pour plus d'informations, lisez le témoignage de première main sur la façon dont les utilisateurs de Wrike ont réussi à rationaliser la formation de tous les membres de l'équipe en ayant leur base de connaissances dans Wrike.

Dossier de modèles : déposez les modèles de dossiers et de projets ici. Créez un sous-dossier pour conserver les modèles de tâche individuels.

Si vous avez un abonnement Business ou supérieur, vous pouvez utiliser les Blueprints. Les blueprints constituent une section séparée accessible par la page d'accueil, qui vous permet de créer des projets et des tâches sans interrompre le travail en cours.

Administration basique du compte

Mettez à jour les paramètres de compte qui affecteront tous les espaces de travail de votre équipe :

  1. Chargez le logo de votre entreprise pour un espace de travail et des notifications par e-mail avec mention de la marque ou dénomination.

  2. Ajoutez les jours fériés de votre pays à l’agenda par défaut de l'équipe.

Configuration avancée du compte

Remarque

Les fonctionnalités décrites dans cette section sont disponibles pour les comptes dotés d'un abonnement Business ou Enterprise.

Chaque équipe suit des processus uniques, la vôtre aussi ! Wrike dispose d'un ensemble de fonctionnalités puissantes pour vous aider à organiser des processus de travail qui correspondent au style de travail et aux besoins de votre équipe.

Analysez les processus de votre équipe et mettez en place des fonctionnalités avancées pour vous aider à gérer votre équipe et vos projets plus efficacement.

Flux de travail personnalisés

Configurez des flux de travail personnalisés pour cartographier vos processus. Votre compte dispose d’un flux de travail par défaut qui comprend cinq statuts : Nouveau, En cours, Terminé, Reporté et Annulé. Vous pouvez configurer des flux de travail supplémentaires pour mieux suivre à quelle étape se situe le travail. Découvrez les bonnes pratiques.

custom_workflow.png

Formulaires de demande

Créez des formulaires de demande pour rationaliser le processus d’admission. Les formulaires de demande vous aident à recevoir le travail entrant de manière structurée sans jongler avec les e-mails de questions supplémentaires. Découvrez les bonnes pratiques.

request_form.png

Champs personnalisés

Utilisez des champs personnalisés pour suivre les KPI comme le budget, les objectifs, les dépenses, etc. Si vous voulez aller encore plus loin, utilisez les champs calculés et les résultats par codes de couleur.

custom_fields.png

Groupes d'utilisateurs

Ajoutez des groupes d’utilisateurs pour une communication et un partage des données améliorés. Au lieu de partager des données ou de @mentionner une personne à la fois, utilisez des groupes d’utilisateurs pour partager rapidement des informations avec des groupes de personnes et faire des annonces de groupe.

user_groups_png.png

Blueprints

Ajoutez des modèles de projet pour gagner du temps lors du lancement de travaux répétitifs. Avec les blueprints, vous pouvez gérer vos modèles de projets et de tâches et planifier votre travail tout en le maintenant séparé des projets en cours.

Ce que vous pouvez faire avec les blueprints

  • Travailler séparément pour gérer le contenu planifié dans une section de l'espace de travail dédiée.

  • Créer du contenu de manière anticipée sans envoyer de notifications.

  • Assigner des tâches et des projets sans partage ni envoi de notifications.

  • Créer un travail concret à partir de Blueprints avec des notifications (le lancement de travaux en masse envoie des notifications en masse intelligentes).

  • Contrôler la disponibilité du travail créé de manière anticipée via le partage et les permissions.

  • Planifier le travail à venir sans avoir à travailler immédiatement sur des projets ou des tâches.

blueprints.png

Intégrations

Connectez Wrike à vos applications préférées pour automatiser vos flux de travail et synchroniser les données avec des intégrations prédéfinies ou créez des intégrations personnalisées avec la fonctionnalité complémentaire Wrike Integrate ou Wrike API.

Intégrations les plus courantes :

  • Wrike pour Gmail : augmentez la productivité et gagnez du temps en capturant le travail à partir de vos e-mails et en gérant les tâches directement dans Gmail sur le Web et dans les systèmes Android.

  • Slack : accomplissez plus en convertissant les conversations en travaux structurés.

  • Github : créez une synchronisation bidirectionnelle entre les versions du référentiel GitHub et les tâches Wrike, permettant une meilleure visibilité et une collaboration supérieure entre les projets.

  • Salesforce : offrez à vos équipes de compte une responsabilité et une visibilité à 100 % sur les projets des clients.

  • Microsoft Teams : intégrez la gestion de projet dans Microsoft Teams et transformez les conversations en travail structuré.

apps___integrations.png

Pour votre commodité, nous avons préparé un ensemble de boîtes à outils pour différents types d’équipes :

Haut de la page