Tutti gli articoli

Passo 4: Integrazione del team

Suggerimento

Questo passo contiene consigli per aiutare i membri del team ad adattarsi all'uso di Wrike ed essere produttivi sin dal primo giorno. Se la gestione dell'integrazione dei membri del team non è stata assegnata a te, puoi passare al Passo 5: Iniziare a lavorare e collaborare.

Descrizione generale

Hai impiegato del tempo per scegliere la soluzione migliore per gestire il lavoro del tuo team, hai imparato tutti i dettagli e hai configurato i processi. Ma è tutto inutile se il team non è disposto ad utilizzare lo strumento.

In questo breve video, scoprirai alcune delle migliori pratiche sulla motivazione e la formazione del team per l'uso di Wrike.

Integrazione del team

Prima riunione con il team

Quando inviti il team all'area di lavoro, pianifica una riunione per presentare Wrike al team e spiegare l'importanza del lancio.

Sii pronto a ricevere feedback e rispondi a tutte le domande e le obiezioni che potrebbero sorgere durante la riunione. Se hai bisogno di aiuto, puoi inoltrare le domande al nostro team di assistenza oppure rivolgerti ai nostri consulenti per ottenere delle spiegazioni personalizzate su Wrike. È una buona idea registrare la sessione per condividerla con i membri del team che non hanno potuto partecipare o con eventuali nuovi arrivati in futuro.

Di seguito alcune delle principali domande possibili:

1. “Cosa ci guadagno?”

Si tratta di una delle principali domande a cui rispondere per provare il valore di Wrike. È importante chiarire a tutti i membri del team in che modo saranno aiutati da Wrike nelle loro attività quotidiane in confronto agli strumenti utilizzati in precedenza, come le email e i fogli di calcolo. Condividi i motivi per l'implementazione di Wrike e alcune idee su come verranno modificati i processi.

I nostri clienti spesso elencano questi benefici (ma devi provare a identificare dei valori unici per il tuo team):

  • Migliore visibilità (puoi vedere chi sta lavorando e a cosa)

  • Riduzione delle riunioni per l'aggiornamento dello stato (non è necessario perseguitarsi l'un l'altro con domande sull'aggiornamento dello stato)

  • Riduzione del caos in generale (mettiamo fine alle sfide sull'“ultima versione del file” o a battaglie del tipo “non è stato approvato”)

  • Eliminazione di lavoro duplicato

  • Risparmio di tempo nella ricerca di dettagli delle attività e discussioni in luhgi thread di email

2. “Come funziona Wrike?”

La buona notizia è che non tutti hanno bisogno di essere degli esperti in Wrike. Anche se i responsabili dovranno apprendere funzioni di Wrike più avanzate, per la maggior parte dei membri del team sarà sufficiente imparare i fondamenti di Wrike:

  • I quattro componenti principali. La comprensione delle differenze tra spazi di lavoro, cartelle, progetti e attività aiuterà il tuo team a navigare rapidamente in Wrike e trovare le informazioni di cui ha bisogno.

  • Dove trovare il lavoro. Il lavoro si trova nella posta in arrivo e sul dashboard personale.

  • Come avviare un progetto. Sì, tutti hanno bisogno di questa informazione, non solo i responsabili. Qualsiasi iniziativa che richieda collaborazione e includa una consegna e una data di scadenza è un progetto.

  • Come fornire accesso ai dati del lavoro. È importantissimo comprendere cosa significa condividere, seguire e assegnare e quando usare cosa.

  • Come comunicare con il team. Aggiungere commenti con @menzioni assicurerà che tutti siano in sintonia.

Abbiamo preparato questo depliant con tutti i concetti spiegati adeguatamente.

3. “Dove posso ottenere ulteriori informazioni?”

Offriamo percorsi di apprendimento per ciascun ruolo in tutti i nostri materiali formativi, tra cui:

Invitare il team a Wrike

Ora sei pronto per invitare utenti al tuo account. Il modo più semplice per farlo è facendo clic sul pulsante Aggiungi utenti situato nella parte inferiore dell'area di lavoro. Puoi invitare utenti anche dalla scheda Gestione account oppure facendo clic sulle icone Condiviso con.

Nella scheda Gestione account, puoi specificare il ruolo dell'utente:

  • Quando inviti membri del team al tuo account, puoi renderli utenti regolari.

  • Quando coinvolgi parti interessate esterne, come clienti o collaboratori di altri team che offrano il loro contributo e collaborino ampiamente con te, rendili utenti esterni.

  • Quando inviti parti interessate esterne come freelancer o dirigenti che hanno bisogno di visualizzare il lavoro del tuo team e commentarlo, rendili collaboratori.

Il passo successivo è concedere i diritti di amministratore agli specialisti del tuo account. Gli amministratori di abbonamenti Business ed Enterprise possono creare gruppi di utenti per gestire gli utenti in modo più efficiente.

Importante

Il team vedrà solo gli elementi di lavoro condivisi con i membri che ne fanno parte. Pertanto, non dimenticarti di conferire al team accesso a spazi di lavoro, cartelle e progetti quando inviti i membri. Ulteriori informazioni sul conferimento dell'accesso alle informazioni.

Integrazione di nuovi arrivati

Anche se il tuo team sa tutto di Wrike, i nuovi arrivati all'inizio potrebbero sentirsi persi. Di seguito troverai alcuni modi per farli sentire a proprio agio:

  • Crea una presentazione su misura che indichi perché e come il tuo team usa Wrike (oppure utilizza le registrazioni della prima riunione con il tuo team).

  • Condividi il kit di strumenti per cominciare a utilizzare Wrike:

  • Condividi le regole di Wrike: quando creare una nuova attività o progetto, come modificare gli stati, come discutere, ecc.

  • Assegna un collega di Wrike. Abbina coppie di nuovi impiegati con un esperto di Wrike del team che li aiuti a cominciare e risponda alle loro domande.

Se vengono inseriti nel team nuovi membri abbastanza spesso, sarebbe utile creare un progetto modello di integrazione o un blueprint. Riempilo di link utili e regole sull'utilizzo di Wrike e crea copie per ogni nuovo membro del team.

Gestione delle modifiche

Molte persone preferiscono restare nella propria zona di comfort invece di accettare nuove abitudini. Ciò significa che il tuo team potrebbe essere reticente sull'utilizzo di un nuovo strumento che richiede modifiche significative nel comportamento sul lavoro.

Per affrontare questa sfida, consigliamo di seguire il modello Guida-Elefante-Percorso descritto da Dan e Chip Heath nel loro famoso libro “Switch on. Come cambiare quando cambiare è difficile”.

  • La Guida rappresenta la nostra parte razionale che analizza, pianifica e risolve problemi.

  • L'Elefante è la nostra parte emotiva che si spaventa facilmente e odia tutto quello che non ha un beneficio immediato.

  • Il Percorso è un ambiente esterno che influenza le possibilità di accettare il cambiamento. L'Elefante normalmente segue il percorso, dove oppone meno resistenza.

Per aiutare il tuo team ad integrarsi, è necessario lavorare sui tre elementi: dirigere la Guida, motivare l'Elefante e tracciare il Percorso.

Dirigere la Guida

Indicare la destinazione

Il cambiamento è più semplice quando si sa dove si va e perché ne vale la pena. Creare una “cartolina della destinazione” che chiarisca alla Guida (motivi razionali) e motivi l'Elefante (motivi emotivi). Qui possono essere utili degli obiettivi SMART. Ad esempio:

  • Entro la fine di questo trimestre, nessun progetto gestito con Wrike dovrà subire ritardi.

  • Il prossimo trimestre il numero di progetti portati a termine aumenterà del 30%.

  • Entro la fine dell'anno, il 99% delle comunicazioni con i clienti sarà spostato in Wrike.

Sceneggiare le mosse decisive

Dividi il percorso verso la destinazione in piccoli, semplici passi e fornisci istruzioni estremamente chiare su cosa fare ad ogni passo. In questo modo si eviterà che la Guida resti bloccata sulla decisione: quando si presentano diverse opzioni, preferirà quella predefinita. Ad esempio, i membri del tuo team potrebbero dubitare della necessità di creare un'attività o un progetto in Wrike per lanciare una nuova iniziativa. Alla fine potrebbero decidere di inviare un'email come facevano prima.

La soluzione consiste nel creare delle “Regole di Wrike” che ne descrivano dettagliatamente l'utilizzo: “Quando inizi a lavorare a un'attività, cambiane lo stato in “In corso” oppure “Se hai una domanda per il proprietario di un'attività, lascia un commento nell'attività e @menziona il proprietario dell'attività”.

Seguire i punti di forza

Concentrati su quello che già funziona bene invece che sui problemi esistenti:

  • Evidenzia le prime piccole vittorie ottenute grazie a Wrike:

    • Il primo progetto lanciato

    • Il numero di attività completate

    • Le nuove discussioni nei commenti di Wrike

  • Condividi esempi di altri team che hanno adottato Wrike con successo:

Motivare l'Elefante

Trovare il sentimento

Sapere qualcosa non è sufficiente a causare un cambiamento. È necessario che le persone provino delle emozioni:

  • Condividi le tue sensazioni: parla al tuo team di quanto tu sia entusiasta di Wrike e di ciò che pensi sui valori di Wrike.

  • Agisci come se si trattasse di un gioco per rendere divertente i processo e premia chi vince: avvia il concorso “Il Wriker del mese” per festeggiare il membro del team che ha completato il maggior numero di attività. Oppure prova a lanciare l'iniziativa “Un giorno senza email” per spingere il team a trascorrere una giornata di lavoro utilizzando Wrike invece delle email.

Minimizzare il cambiamento

Suddividi il cambiamento fino a quando non spaventa più l'Elefante. “Spostiamo tutto il nostro lavoro su Wrike” potrebbe sembrare un po' troppo impegnativo. Prova a ridurre il tiro e aiuta il tuo team a fare il primo passo.

Ad esempio, potresti iniziare lanciando con Wrike un progetto semplice, come “Organizzare una festa per il team”, poi assegna attività e fai collaborare il tuo team. In questo modo, il team può avere un rapido assaggio di Wrike e festeggiare il successo durante la festa organizzata.

Far crescere le persone

Coltiva un senso di identità e infondi una mentalità di crescita. Un'opzione è rendere Wrike un vantaggio competitivo per il tuo team perché lo rende più efficiente e tecnologicamente all'avanguardia. Se il team accetta questa posizione, sarà più desideroso di utilizzare Wrike perché si sentirà più orgoglioso del suo lavoro.

Una delle caratteristiche della mentalità di crescita è quella di considerare il fallimento: ascolta il feedback del tuo team su Wrike e analizza gli ostacoli e i blocchi. In base a questo, ottimizza il modo in cui usare Wrike.

Tracciare il percorso

Ottimizzare l'ambiente

L'Elefante tende a seguire il percorso opponendo meno resistenza. Gli ambienti ottimizzati con ostacoli minimi fanno rispettare il comportamento corretto e prevengono le cattive abitudini. Di seguito riportiamo alcuni suggerimenti su come rendere il viaggio più semplice:

  • Ottimizza la configurazione dell'account in modo che sia facile navigare e trovare gli elementi di lavoro. Scopri come.

  • Facilita l'apprendimento di Wrike:

    • Condividi risorse di aiuto e guide passo a passo.

    • Organizza una formazione pertinente del tipo “pranza e impara”.

    • Lancia gruppi di supporto tra pari o crea programmi tra colleghi di Wrike (particolarmente utili per team con più di 10 membri).

  • Fornisci un modo semplice e trasparente per gestire i feedback.

Costruire abitudini

Quando il comportamento è abituale non è necessario nessuno sforzo da parte della Guida. L'abitudine di utilizzare Wrike ogni giorno è essenziale per avere successo utilizzando lo strumento. Se il team non crea i report sugli aggiornamenti, mancheranno informazioni importanti sull'avanzamento del lavoro. Nella sezione successiva riportiamo una checklist con abitudini di Wrike utili.

Cerca il modo di incoraggiare le abitudini:

  • Crea una nuova abitudine dietro l'altra: ad esempio, utilizza l'integrazione di Wrike per Gmail, l'estensione per Adobe Creative Cloud oppure l'integrazione di Slack.

  • Imposta trigger di azioni per chiedere frequentemente al tuo team:

    • “Hai controllato la posta in arrivo di Wrike?”

    • “Hai creato un'attività per questo?”

    • “Hai caricato il contratto su Wrike?”

  • Adotta la posizione: “Se non è in Wrike, non esiste”.

Radunare il gregge

Il comportamento è contagioso. Fai in modo che si diffonda.

  • Crea la sensazione di “comportamento accettabile”. Ad esempio, annuncia che tutto il lavoro ricevuto tramite i moduli di richiesta avrà una priorità maggiore rispetto al lavoro ricevuto con altri mezzi.

  • Guida con l'esempio: utilizza Wrike nel tuo lavoro quotidiano, presenta i dashboard al team durante le riunioni e fai domande di lavoro nei commenti di Wrike invece che nei messaggi.

Su