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ステップ5:作業およびコラボレーションを開始

概要

Wrikeの基本内容を学び、作業スペースをチームのニーズに合わせて微調整したところで、実際の作業およびコミュニケーションに進んでいきましょう。

Wrikeの利点は、複数のメールをやり取りしたり、アプリを切り替えたりすることなく、作業、タスク、優先度、ディスカッションの中心的なハブとして使えることです。

新規プロジェクトの立ち上げ

新製品の立ち上げ、電子ブックの作成、会議の準備など、どのような場合でも、プロジェクトを管理します。 プロジェクトを使用して、大きい目標の一部であり期限が設定されているタスクのグループを管理できます。 ここでは、新規プロジェクトをゼロから開始する方法を、順を追って説明します。

  1. +ボタンをクリックすると、プロジェクトを作成できます。 プロジェクトのタイトル、期限、プロジェクトオーナーを入力し、タスクの初期設定のビュー(リスト、ボード、テーブルまたはガントチャート)を選択します。

  2. プロジェクトにタスクを入力します。 タスクは、プロジェクトの目標を達成するために完了すべき行動項目と考えてください。

  3. ユーザーにタスクを指名します。 タスクは、1人に指名が可能であるほど小さいことが理想です。 そうでない場合は、タスクをサブタスクに分けて、それぞれに指名することを検討してください。

  4. 1つずつタスクをスケジュールするか、一括編集を使用します。

  5. ガントチャートに切り替えて、スケジュールを視覚化できます。 各タスクに正しい期間が設定されていることを確認し、必要に応じてタスクをスケジュール変更できます。

  6. 依存関係を設定します。 依存関係により、タスクがどのように相関しているかを理解できます。 依存関係があるタスクのスケジュールを変更すると、依存関係のタスクはすべて自動的にスケジュール変更されます。 タスクが完了すると、依存関係のタスクの担当者は、タスクの作業を開始できるという通知を受信します。

  7. 重要なタスクをマイルストーンに変換します。 マイルストーンは、プロジェクト内の主要なイベントまたは分岐する決定ポイントをマークする参照ポイントです。 ガントチャートで依存関係のタスクをスケジュール変更しても、マイルストーンは自動的にスケジュール変更されません。

  8. 繰り返しの多いプロジェクトを実行している場合、テンプレートとして保存し、その後の構想用に複製できます。

プロジェクトの立ち上げのチェックリスト

  1. 必要なステップはすべてタスクで表されている。

  2. タスクのタイトルがわかりやすい。 アクションベースにするには、タスクタイトルを動詞で開始することをお勧めします。 例えば、「ブログ投稿」の代わりに「ブログ投稿を作成する」を使用します。

  3. タスクは、指名済みもので、担当者は1人だけになっている。

  4. タスクはスケジュール済みになっている。

  5. タスクは依存関係と相互に関連づけられている。

  6. タスクの 期間が正しいものになっている。

  7. 重要なタスクはマイルストーンに変換されている。

プロジェクトの立ち上げを成功させるための詳細はこちら

作業の検索

Wrikeでは、プロジェクトの立ち上げ時に指名されたタスクを素早く簡単に見つけて追跡する方法がいくつかあります。

受信トレイ

受信トレイをチェックして1日を始めましょう。 次のような注意が必要なすべての作業の更新が表示されます:新規の@メンション、タスクの割り当て、およびタスク、フォルダー、プロジェクトまたはスペースが共有されたときの通知。 通知をクリックすると、タスクまたはプロジェクトパネルが開き、詳細情報と以前のディスカッションが表示されます。

通知を処理する場合は、2分間ルールを使用することをお勧めします:回答に2分もかからない場合は、すぐに返信してください。 時間がかかる場合は、通知をスヌーズしてに優先度をあとにすることができます。

inbox.png

個人専用スペースでの私のやることリスト

私のやることスマートフォルダーを使用して、作業内容を表示することもできます。 最も重要なタスクに集中するの役立ち、次の内容が含まれています:

  • 指名されたすべてのタスクおよびサブタスク

  • 私のやることに手動で追加されたタスク

フィルターを適用したり、分類順を変更したり、タスクやサブタスクを単純なリストとして表示したりすることによって、私のやることに表示される内容をカスタマイズできます。

my_to-do.png

ダッシュボード

ダッシュボードは、作業の追跡を最もカスタマイズできる方法の1つです。 優先度に集中し、見落としが無いように徹底することができます。

ダッシュボードでは、期限切れのタスク、今週のタスク実行日、バックログタスクなど、特定の基準によってタスクがウィジェット上でグループ分けされます。 ファイルウィジェットや指名されたすべてのタスクなど、自分にとって重要な別のウィジェットを追加することができます。 個人専用ダッシュボードについての詳細はこちら

personal_dashboard.png

チームメイトとのコラボレーション

プロフィールのセットアップ

パーソナライズされた最新のプロフィールにより、オンラインでのコラボレーションに独特の個人的味わいを加えることができます。

  1. プロフィールのカスタマイズ:アバターをアップロードし、役職、会社名、その他の情報を入力します。 オンラインのチームコラボレーションには、最新のプロフィール情報が不可欠です。

  2. 通知設定を確認します。 初期設定では、すべてのメール通知および製品通知がオンになっています。 それらを編集して、追跡する変更に関するメールだけを受信するようにできます。 Wrikeを初めて使用する場合は、初期設定のままにして、数週間後に通知の微調整に戻ることをお勧めします。

set_up_profile.png

タスクのコラボレーション

作業の検索場所がわかったので、次に作業を進めましょう。 Wrikeは、あなたやチームメートに共有作業スペースを提供します。この作業スペースでは、進捗状況を共有したり、問題について議論したり、タスクの状況およびファイル最終バージョンに関する信頼できる唯一の情報源を見つけることができます。

Wrikeのチームとのコラボレーションに役立つ機能のリストをご覧ください。

機能

仕組み

使用事例

@メンション

コメントフィールドでは、ユーザー名の後に@を入力してください。 すべてのタスクの担当者にメンションするには @assignees を使用し、すべてのタスク、フォルダー、またはプロジェクトのフォロワーにメンションするには @followers を使用します。

  • タスクを共有し、タスクを共有している理由に関するコンテキストを示す。

  • ユーザーに会話のどの部分が関連性があるかを知らせる。

タスク詳細

タスク詳細では、自動ですぐに変更内容が保存されます。 複数の人が同時にタスクに取り組むことができ、誰が何に取り組んでいるのかわかります。

  • すべてのタスクの詳細を担当者および関係者に知らせる。

  • ミーティングノートを取る(チームまたは個人として)。

  • リモートチームでテキスト編集をコラボレーションする。

タスクの変更

誰かがタスクの説明に変更を加えると、更新された説明のリンクがタスクのストリームに追加されます。 リンクをクリックすると、どのような変更が行われたかを確認することができます。

  • チームで作業して、チームメートが実施した変更を確認するときに、変更を追跡する。

テキストの引用

説明フィールドまたはコメントのテキストをハイライト表示し、表示される引用符をクリックします。 ハイライト表示したテキストが引用された新規コメントがスタートします。

  • タスクの特定の部分を参照し、あなたが参照していることを全員に明示する。

絵文字

Wrikeでコメントに絵文字を追加できます。 コメントフィールドをクリックするしてから笑顔アイコンをクリックすると、利用できる絵文字のフルリストが表示されます。

  • チームメイトに自分のコメントの読み方を伝えたり、作業スペースに個性およびユーモアを加えるために利用する。

承認(BusinessおよびEnterpriseプランで利用可能)

承認者を指名し、タスクおよびプロジェクトの期限を設定できます。 承認者ごとにタスクを承認または拒否できます。

  • 承認プロセスを合理化する。

  • チームの作業の承認者を表示する。

  • 承認待ちによってプロジェクトが遅延する可能性があるかどうかを判断する。

  • 承認に基づいてカスタムダッシュボードウィジェットを作成する。

ファイルでのコラボレーション

機能

仕組み

使用事例

ファイル添付

ご利用のコンピュータ、またはクラウドストレージプロバイダーからタスクにファイルを添付できます。

プロジェクトに関連するファイルがあり、すべてを1つの場所にまとめる。

Wrike ProofおよびWrike Publish有料アドオンとしてご利用いただけます。

校正

画像、動画、PDFおよびMicrosoft Officeファイルに直接コメントを追加できます。 フィードバックに返信してディスカッションし、編集時にコメントを処理できます。

校正は、メールをやりとりすることなく、一元化したフィードバックを収集する簡単な方法です。

ファイルの承認

主要な関係者に対してレビューをリクエストし、承認の締め切りを設定できます。 レビュー担当者はアセットを承認するか特定の変更をリクエストできます。これにより、修正内容を明確に伝えることができるとともに、承認の履歴を残すことができます。

販促物を使用または発行する前に、それに署名して承認する必要があります。 ゲストレビューでは、Wrikeアカウントがないクライアントを招待してファイルをレビューすることができます。

Wrike Publish:MediaValetおよびBynder統合

承認済みのアセットをWrikeからデジタルアセット管理に直接公開します。

ブランドメッセージとビジュアルを統合済みのキャンペーンで統一する。 承認済みのデジタルアセットをアップロード、検索、添付する。

Wrikeでの作業およびコラボレーションのチェックリスト

新規ツールを学ぶのは難しいかもしれませんが、練習すれば完璧になります。 次のようなシンプルなルールを毎日守れば、長いメールスレッドや、複数の状況ミーティング、スプレッドシートの手動更新などが必要ないことにすぐに気付くでしょう。 Wrikeを使用すると、作業の検索、チームとのコラボレーション、進捗状況のレポート作成にかかる時間を節約できるため、本当に重要なタスクに集中できます。

  1. Wrikeで新規タスクと既存タスクを確認して、1日を始めましょう。

    • 受信トレイで新規@メンションおよび受信タスクを確認する。 受信トレイを空にするまで、通知に返信したり、スヌーズしたり、アーカイブしたりする。

    • 私のやることリストを確認して、タスクの優先度をつける。

    • 個人専用ダッシュボードをチェックして、作業を把握する。

  2. タスクを作成する場合、次のことを確認してください。

    • タイトルがわかりやすい。

    • タスクが指名済みおよびスケジュール済みである。

    • タスクの説明が要請および期待をカバーしている。

  3. 作業が処理中の場合。

    • コメントを追加して、他の人に@メンションする。

    • タスクの状況を現在の状態を反映するように変更する。

    • 必要に応じて期限を変更する。

  4. 作業が完了した場合。

    • タスクの状況を変更して、タスクを完了する。

    • 関係者に@メンションする。

    • 必要に応じてアセットを添付する

  5. 1日の終わりには、次のことを確認してください。

    • 受信トレイに未読通知がない。

    • タスクの状況を処理中および完了に更新した。

    • 期限切れのタスクをスケジュール変更したり、関係者に通知したりした。

    • 私のやることで次の日のタスクに優先順位をつけた。

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