Все статьи

Шаг 3. Подготовка рабочего пространства

Совет

Этот этап посвящен базовому администрированию аккаунта. Если в ваши обязанности не входит управление аккаунтом Wrike, можете сразу перейти к пятому этапу: Шаг 5. Начало совместной работы.

Обзор

Итак, вы ознакомились с элементами навигации в аккаунте Wrike и узнали, как основные функции Wrike помогают улучшить рабочий процесс. Давайте рассмотрим несколько полезных советом о том, какую подготовку следует провести, прежде чем приглашать в аккаунт участников команды.

Организация работы с помощью пространств и папок

Настройка пространств

Пространства – это хранилища всех рабочих объектов, связанных с одной темой. По умолчанию в вашем аккаунте есть общее пространство вашей команды, доступ к которому имеют все участники аккаунта, и ваше личное пространство, закрытое от других участников.

Для начала воспользуйтесь следующим практическим правилом настройки пространства. Вы в любой момент можете изменить его структуру для соответствия командным процессам:

  1. Если у вас одна небольшая команда, ее участники могут управлять всеми проектами в командном пространстве, созданном по умолчанию.

  2. Если у вас несколько команд, настройте пространство для каждой из них. Например, если у вас есть команды маркетинга и дизайна, отдел кадров и ИТ-подразделение.

  3. Если работа организована по клиентам, создайте для каждого из них отдельное пространство.

  4. Если у вас десятки клиентов, сгруппируйте их по регионам, размеру или степени важности и создайте пространство для каждой из групп.

Настройка структуры папок

Папки помогают классифицировать задачи и проекты в пространствах по регионам, типу работу, спринту и т. д. Папки также можно использовать как теги для быстрого доступа к задачам и проектам, поскольку эти объекты можно размещать в нескольких папках одновременно. Можно применять цифровое кодирование к названиям папок, чтобы ваши теги стали более заметными.

colored_tags.png

Совет

Настоятельно рекомендуем добавить в свой аккаунт следующие папки:

Папка «Архив» для хранения выполненных и устаревших рабочих объектов. Дополнительный совет. Если вы хотите, чтобы папка с архивом отображалась в самой нижней части структуры папок, назовите ее яАрхив.

Папка «База знаний» должна включать в себя задачи с правилами использования Wrike и ответами на часто задаваемые вопросы, которые могу возникнуть у вашей команды. Для получения дополнительной информации прочтите рассказ непосредственного участника о том, как пользователи Wrike успешно улучшили обучение участников команды при помощи созданной в Wrike базы знаний.

Папка «Шаблоны» должна содержать шаблоны папок и проектов. Создайте подпапку для хранения отдельных шаблонов задач.

Если у вас план подписки Business или выше, можете пользоваться разделом Прототипы. Прототипы — это раздел, доступный на Главной странице и позволяющий создавать и настраивать проекты и задачи, не прерывая текущую работу.

Базовое администрирование аккаунта

Обновите настройки аккаунта, которые влияют на все рабочие пространства вашей команды:

  1. Загрузите логотип компании для создания брендированного рабочего пространства и использования в уведомлениях по эл. почте.

  2. Внесите национальные праздничные дни в вашей стране в график работы команды по умолчанию.

Расширенная настройка аккаунта

Примечание

Возможности, описанные в этом разделе, доступны пользователям аккаунтов с подписками Business и Enterprise.

У любой команды есть уникальные рабочие процессы, и ваша – не исключение! В Wrike есть эффективные возможности организации рабочих процессов, которые подойдут вашему стилю работы и потребностям команды.

Проанализируйте свои процессы и внедрите расширенные функции для более эффективного управлении проектами и командой.

Настраиваемые рабочие процессы

Адаптируйте настраиваемые рабочие процессы для своих методик работы. В вашем аккаунте есть один рабочий процесс, установленный по умолчанию и включающий пять статусов: «Новое», «В работе», «Выполнено», «Отложено» и «Отменено». Вы можете настроить дополнительные процессы для детального отслеживания хода выполнения работы. Ознакомьтесь с советами из практики.

custom_workflow.png

Формы запросов

Создавайте формы запросов для оптимизации приема рабочих заданий. Формы запросов позволяют получать входящие задания в структурированном виде без обработки электронных писем с дополнительными вопросами. Ознакомьтесь с советами из практики.

request_form.png

Настраиваемые поля

Используйте настраиваемые поля для отслеживания показателей KPI: бюджета, целей, расходов и т. д. Если хотите узнать больше подробностей, задействуйте вычисляемые поля и цветовое кодирование результатов.

custom_fields.png

Группы пользователей

Добавляйте группы пользователей для улучшения взаимодействия и обмена данными. Вместо того чтобы открывать доступ к данным или @упоминать каждого пользователя по отдельности, можно создать группу пользователей и открывать доступ сразу всем ее участникам, а также делать групповые рассылки.

user_groups_png.png

Прототипы

Добавьте шаблоны проектов, чтобы сэкономить время на запуске повторяющихся запросов. Прототипы позволяют управлять шаблонами проектов и задач и заниматься планированием независимо от выполнения текущей работы.

Что можно делать с помощью прототипов

  • Управлять планируемым контентом отдельно — в специальном разделе рабочего пространства.

  • Заранее создавать контент без отправки уведомлений.

  • Назначать задачи и проекты без предоставления доступа и отправки уведомлений.

  • Создавать рабочие задачи из прототипов без отправки уведомлений (массовый запуск рабочих объектов инициирует массовую отправку смарт-уведомлений).

  • Контролировать доступность заранее созданных рабочих объектов за счет предоставления доступа и разрешений.

  • Планировать будущую работу без необходимости сразу браться за выполнение задач и проектов.

blueprints.png

Интеграция

Интегрируйте Wrike со своими любимыми приложениями для автоматизации рабочих процессов и синхронизации данных, используя готовые возможности интеграции или создавая настраиваемые интеграции в дополнении Wrike Integrate или с помощью Wrike API.

Самые популярные варианты интеграции:

  • Wrike для Gmail: повышайте производительность и экономьте время, создавая рабочие задачи из электронных писем и управляя ими прямо в Gmail с компьютера или устройства Android.

  • Slack: преобразуйте обсуждения в чатах в структурированные задачи и добивайтесь большего.

  • Github: установите двустороннюю синхронизацию между проектами в GitHub и задачами Wrike для более эффективного выполнения проектов командами, работающими на этих двух платформах.

  • Salesforce: предоставьте возможности ведения учета и обеспечьте 100%-ю прозрачность проектов для команд по работе с клиентами.

  • Microsoft Teams: перенесите управление проектами в Microsoft Teams и преобразуйте обсуждения в структурированные задачи.

apps___integrations.png

Для вашего удобства мы подготовили наборы инструментов для разных типов команд:

Вверх