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Azioni di automazione disponibili

Tabella 40. Disponibilità

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Descrizione generale

Le azioni di automazione sono parte integrante delle regole di automazione. Ci sono i comandi “... ALLORA...” che definiscono cosa deve accadere esattamente ad attività o progetti a cui si applica la regola di automazione quando viene azionata. Ogni regola può disporre di un massimo di 10 azioni.

Azioni di automazione disponibili

Nome dell'azione

Descrizione

Può essere applicata a

Altre impostazioni necessarie

Note

Modifica stato di attività o progetto in

Dopo l'azionamento della regola, l'azione passa allo stato delle attività o progetti a quello specificato da te.

Ad es., "Se ..., tutti gli stati delle attività vengono modificati in Completato".

Attività e progetti

  • Fai clic su Seleziona stato per specificare lo stato che ottengono le attività o i progetti quando la regola viene azionata.

Se almeno uno degli stati del flusso di lavoro selezionati viene eliminato dall'account, la regola viene disattivata.

Questa azione sovrascrive qualsiasi impostazione del Flusso di lavoro fissato presente per lo stato/flusso di lavoro selezionato. Inoltre, le impostazioni assegnazione automatica e approvazioni automatiche del flusso di lavoro selezionato vengono ignorate se lo stato si modifica mediante la regola di automazione.

Aggiungi attività o progetto in

Dopo l'azionamento della regola, l'azione aggiunge attività o progetti nell'ubicazione specificata da te.

Ad es., "Se..., allora aggiungi il progetto a Operazioni di marketing."

Attività e progetti

  • Fai clic su Seleziona progetto, cartella o spazio di lavoro per specificare l'ubicazione di destinazione.

Puoi selezionare fino a 10 ubicazioni diverse in cui inserire progetti o attività. Se almeno un elemento tra cartelle, progetti o spazi di lavoro di destinazione viene eliminato, la regola di automazione viene disattivata.

Sposta attività/progetto in

Dopo l'azionamento della regola, l'azione sposta attività o progetti nell'ubicazione specificata da te. Puoi anche specificare se le attività o i progetti devono essere rimossi da tutte le cartelle, progetti o spazi di lavoro in cui sono stati inserito prima che la regola venga azionata.

Ad es., "Se..., allora sposta il progetto nell'Archivio."

Attività e progetti

  • Fai clic su Seleziona progetto, cartella o spazio di lavoro per specificare l'ubicazione di destinazione.

  • Poi specifica da dove devono essere spostate le attività o i progetti:

    • Seleziona tutti i progetti, cartelle e spazi di lavoro se vuoi rimuovere le attività o i progetti da tutte le relative ubicazioni esistenti e spostarli nell'ubicazione di destinazione quando viene azionata la regola.

    • Oppure seleziona progetti, cartelle e spazi di lavoro specifici e poi specifica l'ubicazione esatta da cui vuoi rimuovere le attività o i progetti. In questo caso, quando la regola viene azionata, le attività e i progetti saranno (1) spostati nell'ubicazione di destinazione che hai specificato, (2) saranno rimossi da alcune delle relative ubicazioni precedenti anch'esse specificate da te, e (3) alcune delle relative ubicazioni precedenti verranno conservate.

Puoi selezionare fino a 10 ubicazioni diverse in cui spostare i progetti o le attività e fino a 10 ubicazioni da cui spostarli.

Se almeno una cartella, progetto o spazio di lavoro di destinazione in cui o da cui spostare le attività o i progetti viene eliminato, la regola di automazione viene disattivata.

Aggiungi un commento o una menzione

Dopo l'azionamento della regola, questa azione aggiunge un commento ad attività o progetti. Inoltre, puoi scegliere di @menzionare un utente o un gruppo di utenti specifico.

Ad es., "Se..., allora aggiungi un commento con @responsabili dell'approvazione e @Melania Bianchi."

Attività e progetti

  • Nel campo Inserisci il tuo commento scrivi il testo del tuo commento.

  • (Opzionale) seleziona la casella vicino ad una o più delle opzioni di @menzione speciali:

    • Follower: tutti gli utenti che seguono le attività o i progetti

    • Autore: un indicatore per il creatore delle attività o progetti

    • Responsabili dell'approvazione: un indicatore per tutti i responsabili dell'approvazione che non hanno preso la loro decisione nell'approvazione attiva

  • (Opzionale) Fai clic su Seleziona un gruppo o un utente specifico per @menzionare uno o più utenti o gruppi di utenti dell'account.

  • (Opzionale) Se la tua regola di automazione viene azionata dal trigger il progetto è a rischio (in base alla IA), puoi scegliere di includere automaticamente le informazioni sul rischio del progetto nel commento. Per farlo, seleziona la casella Includi i dettagli del livello del rischio sotto il campo dei commenti.

Nella sezione Anteprima nella parte inferiore, puoi vedere come verrà mostrato il tuo commento.

Nota

Quando la regola di automazione è azionata e viene creato il commento, l'indicatore @autore viene sostituito con il nome reale dell'utente che ha creato l'attività o il progetto.

Anche @responsabili dell'approvazione viene sostituito con i nomi dei responsabili dell'approvazione, se presenti. In caso contrario, viene aggiunto al commento come testo normale.

@follower resta così com'è e tutti gli utenti che seguono l'attività o il progetto ricevono una notifica.

L'autore di tutti i commenti creati mediante l'automazione è il Bot di automazione.

Puoi selezionare fino a 20 utenti specifici o gruppi di utenti da @menzionare nel commento. Se almeno uno di essi viene eliminato dall'account, la regola viene disattivata automaticamente.

Assegna attività o progetto a

Dopo l'azionamento della regola, questa azione aggiunge l'utente o gli utenti che hai specificato come assegnatari dell'attività o proprietari del progetto. Inoltre, può rimuovere tutti gli assegnatari o i proprietari esistenti dalle attività o progetti.

Ad es., "Se..., allora assegna l'attività a Melania Bianchi."

Attività e progetti

  • Fai clic su Seleziona utente e seleziona almeno una persona da aggiungere come assegnatario dell'attività o proprietario del progetto. Fai clic su + per aggiungere altri utenti.

  • (Opzionale) Seleziona la casella vicino a e riassegna da altri utenti per rimuovere automaticamente l'assegnazione dell'attività da tutti gli assegnatari esistenti o per rimuovere tutti i proprietari del progetto esistenti quando viene azionata la regola.

Puoi selezionare fino a 20 assegnatari di attività o proprietari di progetti per ogni azione. Se almeno uno di essi viene eliminato dall'account, la regola di automazione viene disattivata.

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