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Il motore di automazione di Wrike è una soluzione semplice che aiuta a ridurre la quantità di lavoro manuale ripetitivo, rende il processo più rapido e minimizza la quantità di errori umani. Pertanto, con il motore di automazione, invece di gestire tutto il lavoro da soli, tu e il tuo team potrete utilizzare l'automazione basata su regole per svolgere diversi azioni relative ad attività e progetti.
Il motore di automazione è facile da usare e non richiede nessuna esperienza di codifica per creare le regole di automazione. Le regole hanno una struttura semplice del tipo “SE…, ALLORA…”. Lo strumento per la creazione delle regole di automazione ti guida durante il processo di creazione delle regole in tre passi. L'unica cosa da fare è comunicare a Wrike:
A quali attività o progetti applicare la regola
Quando attivare la regola: il comando “SE”
Cosa deve accadere quando la regola viene attivata: il comando “ALLORA”
Di seguito riportiamo un paio di esempi di regole di automazione più utilizzate:
SE gli stati delle attività (di un certo progetto) non cambiano per 5 giorni dalle "Modifiche in sospeso", ALLORA @menziona gli assegnatari e inserisci un commento.
SE lo stato dei progetti (di uno spazio di lavoro specifico) viene modificato su "Completato", ALLORA sposta i progetti nella cartella "Archivio".
In ogni account è possibile creare fino a 50 regole di automazione.
Nell'account c'è un limite mensile al numero di azioni realizzate mediante l'automazione. Per gli account Business, è di 200 azioni al mese per ogni per ogni licenza a pagamento. Per gli account Enterprise, è di 1.000 azioni al mese per ogni per ogni licenza a pagamento. Una volta raggiunto il limite, tutte le regole verranno disattivate automaticamente e Wrike invierà una notifica per email a tutti gli amministratori dell'account. Wrike invia notifiche per email separate a tutti gli amministratori anche quando l'account raggiunge il 50% e il 10% del limite mensile totale di tali azioni.
Puoi controllare quante azioni hai realizzato nel mese attuale da ognuna delle regole di automazione. Per farlo, fai clic sulla tua immagine del profilo, seleziona Impostazioni e poi fai clic su Automazione nel pannello a sinistra. Vedrai il numero di azioni realizzate per ogni regola nell'elenco delle regole nella colonna Azioni, questo mese.
Ogni regola di automazione può avere un trigger (il comando SE) e fino a 10 azioni (il comando ALLORA).
Se un'azione viene eseguita con il motore di automazione, compare nel flusso dell'attività o del progetto con il Bot di automazione come autore. Lo stesso accade per i report delle attività.
Le regole di automazione non verranno attivate se le modifiche ad attività e progetti vengono effettuate tramite API o azioni di massa.
Se la regola che hai creato smette di funzionare perché le sue condizioni non sono più operative, Wrike la disattiva automaticamente e ti manda una notifica per email.