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Todos los usuarios, salvo los colaboradores, pueden compartir campos personalizados con otros usuarios, a menos que su función de acceso lo impida.
Puedes compartir un campo personalizado independientemente de con quién se comparta un espacio, una carpeta o un proyecto. Una persona puede tener acceso a un espacio, una carpeta o un proyecto (y todas las tareas que incluyen), pero si el campo personalizado no se comparte con ella, no podrá ver el campo.
La configuración predeterminada del uso compartido de un campo personalizado es Compartido con todos, pero puede modificarla en cualquier momento.
Empieza por crear un campo personalizado o por editar uno existente.
Haz clic en la opción Compartir con en la parte inferior del menú emergente de las propiedades del campo.
Comparte el campo con los usuarios o grupos de usuarios que deberían tener acceso a él.
Haz clic en Crear si vas a crear un campo o en Guardar si vas a editar uno existente.
La configuración del uso compartido no solo se aplica a la carpeta, el proyecto o el espacio actuales, sino también a todas las ubicaciones en las que aparece este campo personalizado. Si revocas el acceso compartido de los usuarios al campo, dejarán de verlo en cualquier parte del espacio de trabajo.
Lo que implica compartir un campo personalizado depende de si un usuario tiene acceso o no a la carpeta, el proyecto o el espacio donde aparece el campo.
Opción 1: compartir un campo con datos y como plantilla
Los usuarios con los que se comparte la carpeta, el proyecto o el espacio pueden:
Ver los datos del campo que se han introducido para elementos de la carpeta, el proyecto o el espacio.
Añadir el campo personalizado como plantilla (véase a continuación).
Opción 2: compartir el campo como plantilla
Si los usuarios no tienen acceso a la carpeta, el proyecto o el espacio donde se ha añadido el campo, este último se comparte como una plantilla. Estos usuarios:
No pueden acceder a las carpetas, los proyectos o los espacios donde se añadió el campo. La configuración del uso compartido del campo personalizado no modifica la configuración del uso compartido de un espacio, una carpeta o un proyecto.
No ven automáticamente el campo personalizado en las subcarpetas o los subproyectos asociados, pero pueden añadir el campo haciendo clic en el icono + situado a la derecha de la tabla y, a continuación, seleccionándolo en el menú desplegable Campo personalizado. Cuando lo hagan, podrán ver toda la información que ya se haya introducido en el campo para las tareas de la subcarpeta o el subproyecto.
Pueden añadir un campo personalizado con el mismo nombre y las mismas propiedades de tu campo a sus propias carpetas, proyectos o espacios. No obstante, ningún dato de la celda de tu campo pasará a ellos.