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El motor de automatización de Wrike es una solución sencilla que ayuda a reducir la cantidad de trabajo repetitivo manual, agilizar el proceso y minimizar la tasa de errores humanos. Por tanto, gracias al motor de automatización, en lugar de tener que gestionar todo el trabajo manualmente, tanto tú como tu equipo podéis emplear la automatización basada en reglas de las distintas acciones realizadas en las tareas y los proyectos.
El motor de automatización es fácil de utilizar y no es necesario tener experiencia en programación para crear las reglas de automatización. Las reglas presentan una estructura sencilla tipo "SI…, ENTONCES…". El constructor de reglas de automatización te guía por el proceso de creación de reglas que consta de tres pasos. Lo único que tienes que hacer es informar a Wrike de lo siguiente:
A qué tareas o proyectos aplicar la regla
Cuándo activar la regla, con la declaración "SI"
Qué debe ocurrir después de que se active la regla, con la declaración "ENTONCES"
A continuación, se exponen un par de ejemplos de reglas de automatización populares:
SI el estado "Cambios pendientes" de las tareas (de un determinado proyecto) no cambia durante 5 días, ENTONCES @menciona a los asignados y deja un comentario.
SI el estado de los proyectos (de un espacio concreto) cambia a "Completado", ENTONCES mueve los proyectos a la carpeta "Archivo".
Puedes crear hasta 50 reglas de automatización en cada cuenta.
Existe un número limitado mensual de acciones que se pueden realizar en la cuenta mediante la automatización. En las cuentas Business, hay 200 acciones por cada puesto de pago al mes. En las cuentas Enterprise, hay 1000 acciones por cada puesto de pago al mes. Cuando se alcanza el límite, todas las reglas se deshabilitarán automáticamente, y Wrike enviará una notificación por correo electrónico a todos los administradores de cuentas. Wrike también enviará notificaciones independientes por correo electrónico a todos los administradores cuando en la cuenta quede un 50% y un 10% del límite mensual de acciones totales.
Puedes comprobar cuántas acciones se han realizado este mes con cada regla de automatización. Para ello, haz clic en la imagen de tu perfil, selecciona Ajustes y haz clic en Automatización en el panel de la izquierda. Verás el número de acciones realizadas con cada regla en la lista de reglas que aparece debajo de la columna Acciones, este mes.
Cada regla de automatización puede tener un desencadenador (la declaración IF) y hasta 10 acciones (la declaración ENTONCES).
Cada vez que el motor de automatización ejecuta una acción, esta aparece en el flujo de la tarea o el proyecto, cuyo autor se indica como Bot de automatización. Sucede lo mismo con el informe de actividad.
Las reglas de automatización no se activarán en caso de que las modificaciones de las tareas o los proyectos se realicen mediante API o acciones en grupo.
Si la regla que has creado deja de funcionar en caso de que ya no se cumplan las condiciones de activación, Wrike la deshabilitará automáticamente y te enviará una notificación por correo electrónico.