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Passo 3: Preparazione dello spazio di lavoro (per gestori di account)
Suggerimento
Questo passo riguarda i fondamenti dell'amministrazione dell'account. Se la gestione del tuo account Wrike non è stata assegnata a te, puoi passare al Passo 5: Iniziare a lavorare e collaborare.
Ora che hai imparato a navigare nel tuo account di Wrike e come le diverse funzionalità principali di Wrike possono aiutarti a migliorare il processo di lavoro, passiamo in rassegna alcuni suggerimenti e migliori pratiche per preparare l'account prima di invitare i membri del team.
Gli spazi di lavoro sono degli hub dove conservare tutti gli elementi del lavoro relativi ad un argomento. In modo predefinito, il tuo account dispone di uno spazio di lavoro pubblico per il team a cui possono accedere tutti i membri del tuo account e di uno spazio di lavoro personale dove puoi tenere il tuo lavoro privato.
Per iniziare, utilizza una di queste regole generali per configurare la struttura del tuo spazio di lavoro. Puoi sempre modificarla in un secondo momento per adattarla meglio ai processi specifici del tuo team:
Se hai un team di piccole dimensioni, puoi gestire tutti i progetti nello spazio di lavoro del team.
Se hai diversi team, imposta uno spazio di lavoro per ciascuno di essi. Ad esempio: marketing, design, HR, IT.
Se il tuo lavoro è organizzato per cliente, configura uno spazio di lavoro per ogni cliente.
Se hai decine di clienti, raggruppali per regione, dimensioni o importanza e crea uno spazio di lavoro per ciascuno di questi gruppi.
Le cartelle ti aiutano a classificare le attività e i progetti in spazi di lavoro, ad esempio per regione, tipo di lavoro, sprint, ecc. Inoltre, le cartelle possono essere utilizzate come tag 1 per classificare le attività o i progetti in modo da accedervi rapidamente, visto che un'attività può essere situata in diverse cartelle allo stesso tempo. Puoi utilizzare il codice colore per i nomi delle cartelle 2 in modo che i tuoi tag risaltino visivamente.
Suggerimento
Raccomandiamo di aggiungere al tuo account le seguenti cartelle:
Cartella Archivio: utilizza questa cartella per conservare elementi di lavoro completati o obsoleti. Suggerimento aggiuntivo: dai alla cartella dell'archivio il nome zArchivio in modo che venga visualizzata nella parte inferiore della struttura delle cartelle del tuo spazio di lavoro.
Cartella Base di conoscenza: utilizza questa cartella per le attività contenenti norme di utilizzo di Wrike e risposte alle domande più frequenti che potrebbe porti il tuo team. Per ulteriori informazioni, leggi la testimonianza diretta su come gli utenti di Wrike ottimizzano con successo l'intera formazione dei membri del team grazie alla Base di conoscenza di Wrike.
Cartella Modelli: aggiungi qui modelli di cartelle e progetti. Crea una sottocartella per conservare i modelli di singole attività.
Se hai un abbonamento Business o superiore, puoi utilizzare i blueprint. I blueprint ti permettono di creare progetti e attività senza interrompere il lavoro in corso.
Aggiorna le impostazioni dell'account che influiscono su tutte le aree di lavoro del tuo team:
Aggiorna il tuo logo aziendale affinché nell'area di lavoro e nelle notifihce per email compaia un marchio personalizzato.
Aggiungi i giorni festivi del tuo paese nel programma di lavoro predefinito del team.
Nota
Le funzionalità descritte in questa sezione sono disponibili per account di abbonamenti Business ed Enterprise.
Ciascun team segue dei processi unici, crea i tuoi! Wrike dispone di una serie di potenti funzionalità per aiutarti a organizzare il processo di lavoro più adeguato allo stile di lavoro e alle necessità del tuo team.
Analizza i processi del tuo team e implementa funzionalità avanzate che ti aiutino a gestire il team e i progetti in modo più efficace.
Configura i flussi di lavoro personalizzati per assegnare i tuoi processi. Il tuo account dispone di flussi di lavoro predefiniti che includono cinque stati: Nuovo, In corso, Completato, Sospeso e Annullato. Puoi configurare ulteriori flussi di lavoro per monitorare meglio la fase in cui si trova il lavoro. Scopri le migliori pratiche.
Crea moduli di richiesta per ottimizzare il procedimento di ricezione del lavoro. I moduli di richiesta ti aiutano a ricevere il lavoro in arrivo in modo strutturato senza doverti destreggiare tra email con ulteriori domande. Scopri le migliori pratiche.
Utilizza i campi personalizzati per tenere traccia di KPI come budget, obiettivi, spese, ecc. Se vuoi approfondire ancora di più, utilizza campi calcolati e risultati con codice colore.
Aggiungi gruppi di utenti per comunicare e condividere meglio i dati. Invece di condividere dati o @menzionare una persona alla volta, utilizza gruppi di utenti per condividere rapidamente informazioni con gruppi di persone e inviare comunicazioni a gruppi.
Aggiungi modelli del progetto per risparmiare tempo per il lancio di lavori ripetitivi. Utilizza i blueprint per gestire i modelli dei tuoi progetti e attività e pianificare il lavoro tenendolo separato da quello in corso.
Separare il lavoro per gestire il contenuto pianificato in una sezione dell'area di lavoro dedicata.
Creare il contenuto anticipatamente senza inviare notifiche.
Assegnare attività e progetti senza condividere e inviare notifiche.
Creare lavoro reale da blueprint con notifiche (il lancio del lavoro in gruppo invia notifiche di gruppo intelligenti).
Controllare la disponibilità dei lavori creati anticipatamente mediante condivisione e autorizzazioni.
Pianificare il lavoro futuro senza dover lavorare a progetti e attività immediatamente.
Collega Wrike alle tue app preferite per automatizzare i tuoi flussi di lavoro e sincronizzare dati con integrazioni predefinite oppure crea integrazioni personalizzate con il componente aggiuntivo Wrike Integrate o con Wrike API.
Integrazioni più comuni:
Wrike per Gmail: aumenta la produttività e risparmia tempo acquisendo il lavoro da email e gestendo le attività direttamente in Gmail su web e Android.
Slack: incrementa la produttività trasformando le chat in lavoro strutturato.
Github: crea una sincronizzazione a due vie tra gli elementi del repository di GitHub e le attività di Wrike per ottenere una visibilità migliore e una collaborazione maggiore tra progetti.
Salesforce: dai ai team del tuo account responsabilità e una visibilità totale dei progetti dei clienti.
Microsoft Teams: porta la gestione dei progetti in Microsoft Teams e trasforma le conversazioni in lavoro strutturato.
Per tua comodità, abbiamo preparato un gruppo di kit di strumenti per diversi tipi di team: