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Passo 5: Iniziare a lavorare e a collaborare
Ora che hai imparato tutti i fondamenti di Wrike e la tua area di lavoro è ben configurata per le necessità del team, approfondiamo il lavoro reale e la comunicazione in Wrike.
La particolarità di Wrike sta nel fatto che è possibile utilizzarlo come piattaforma centralizzata per il lavoro, le attività, le priorità e le discussioni senza doversi destreggiare tra diverse email o passare da un'applicazione all'altra.
Che tu stia lanciando un nuovo prodotto, scrivendo un ebook o preparandoti per una conferenza, stai realizzando la gestione di un progetto. Utilizza i progetti per gestire un gruppo di attività che appartengono ad un obiettivo maggiore ed hanno una data di scadenza. Di seguito riportiamo una guida passo a passo su come lanciare un nuovo progetto da zero.
Crea un progetto facendo clic sul pulsante + 1. Inserisci il nome del progetto, le date di scadenza e il proprietario del progetto e poi scegli la vista predefinita per le tue attività (elenco, lavagna, tabella o diagramma di Gantt).
Inserisci le attività nel progetto 2. Pensa alle attività come elementi d'azione da realizzare per raggiungere l'obiettivo del progetto.
Assegna attività agli utenti 3. L'ideale è che le attività siano sufficientemente piccole da poter essere assegnate ad una sola persona. Altrimenti, pensa di dividere le attività in sottoattività e assegna ciascuna di esse.
Pianifica le attività 4 una ad una oppure utilizzando la modifica di massa.
Passa al diagramma di Gantt 5 per visualizzare la tua pianificazione. Assicurati di aver impostato le durate corrette per ciascuna attività e, se necessario, ripianifica le attività.
Configura le dipendenze 6. Le dipendenze ti aiutano a comprendere come sono interconnesse le attività. Quando ripianifichi un'attività con dipendenze, tutte le attività dipendenti verranno ripianificate automaticamente. Quando l'attività viene completata, l'assegnatario dell'attività dipendente riceve una notifica affinché sappia che può cominciare a lavorare alla sua attività.
Trasforma attività chiave in milestone. Le milestone sono punti di riferimento che contrassegnano un evento importante o un punto decisivo di un progetto. Quando ripianifichi attività dipendenti sul diagramma di Gantt, le milestone non vengono ripianificate automaticamente.
Se i progetti sono ripetitivi, puoi salvare il progetto come modello o blueprint 7 e poi duplicarlo per un uso futuro.
Tutti i passi necessari sono rappresentati da attività.
I nomi della attività sono chiari. Raccomandiamo che il nome dell'attività cominci con un verbo per basarla su un'azione. Ad esempio, utilizza “Scrivere un post del blog” invece di “Post del blog”.
Le attività sono state assegnate ed hanno un solo assegnatario.
Le attività sono pianificate.
Le attività sono collegate a dipendenze.
Le attività hanno una durata corretta.
Le attività importanti sono state trasformate in milestone.
Ulteriori informazioni sull'ottenimento di un lancio di progetto di successo.
In Wrike ci sono alcuni modi rapidi e semplici per localizzare e monitorare qualsiasi attività assegnata a te durante il lancio di un progetto.
Comincia la tua giornata di lavoro controllando la posta in arrivo. Qui si mostrano tutti gli aggiornamenti del lavoro che richiedono la tua attenzione: notifiche di nuove @menzioni, assegnazioni di attività e quando viene condivisa un'attività, cartella, progetto o spazio di lavoro con te. Se fai clic su una notifica, si aprirà il pannello dell'attività o del progetto con le informazioni dettagliate e le discussioni precedenti.
È una buona idea utilizzare la regola dei due minuti per le notifiche: se per rispondere ci vogliono meno di due minuti, rispondi immediatamente. Se richiede più tempo, posponi le notifiche per occupartene in un altro momento.
Un altro modo di visualizzare il lavoro è la cartella intelligente Le mie attività. Ti aiuta a concentrarti sulle attività più importanti e contiene:
Tutte le attività e sottoattività assegnate a te
Attività che hai aggiunto manualmente a Le mie attività
Puoi personalizzare cosa vedere in Le mie attività applicando filtri, modificando l'ordinamento o visualizzando attività e sottoattività in un elenco semplice.
I dashboard sono uno dei modi più personalizzabili per tenere traccia del tuo lavoro. Ti permettono di concentrare le tue priorità e ti assicurano di non perderti niente.
Sui dashboard, le attività sono raggruppate in widget in base a criteri specifici, come le attività scadute, quelle da realizzare questa settimana, quelle da pianificare, ecc. Puoi aggiungere altri widget come un widget dei file o di tutte le attività assegnate a te, qualsiasi cosa tu ritenga importante. Ulteriori informazioni sul dashboard personale.
Un profilo personalizzato e aggiornato dà un tocco personale alla collaborazione online.
Personalizza il tuo profilo: carica il tuo avatar, inserisci la tua qualifica, il nome dell'azienda e altre informazioni. Tenere aggiornate le informazioni del profilo è importantissimo per la collaborazione online del team.
Controlla le impostazioni delle notifiche. In modo predefinito, tutte le notifiche di email e prodotti sono attive. Puoi modificarle in modo da ricevere solo email relative alle modifiche che vuoi monitorare. Se sei nuovo in Wrike, ti raccomandiamo di utilizzare le impostazioni predefinite e di configurare meglio le notifiche dopo un paio di settimane.
Ora che sai dove trovare il tuo lavoro, vediamo come cominciare a lavorare. Wrike offre a te e ai tuoi colleghi del team un'area di lavoro condivisa in cui puoi condividere l'avanzamento, discutere su problemi e trovare un'unica fonte di informazioni affidabile sullo stato dell'attività e sulla versione finale di file.
Dai uno sguardo rapido all'elenco di funzionalità che ti aiuteranno a collaborare con il tuo team in Wrike.
Funzionalità | Come funziona | Caso di utilizzo |
Nei campi commenti, inserisci una @ seguita dal nome di un utente. Utilizza gli @assegnatari per menzionare tutti gli assegnatari dell'attività e @follower per menzionare tutti i follower di attività, cartelle o progetti. |
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La descrizione dell'attività salva automaticamente e istantaneamente le modifiche. Diverse persone possono lavorare contemporaneamente alle stesse attività e vedere chi sta lavorando a cosa. |
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Quando qualcuno apporta modifiche alla descrizione dell'attività, un link con la descrizione aggiornata viene aggiunto al flusso dell'attività. Fai clic sul link per vedere le modifiche apportate. |
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Metti in risalto il testo del campo descrittivo o commenti, quindi fai clic sui contrassegni di citazione che compaiono. Si avvia un nuovo commento, citando il testo che hai messo in risalto. |
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Aggiungi emoji ai commenti in Wrike. Fai clic sul campo commenti, quindi fai clic sull'icona con lo smile per visualizzare un elenco completo di emoji disponibili. |
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Approvazioni (disponibili per i piani Business ed Enterprise) | Puoi assegnare responsabili dell'approvazione e impostare le scadenze di attività e progetti. Ciascun responsabile dell'approvazione può approvare o rifiutare l'attività. |
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Funzionalità | Come funziona | Caso di utilizzo |
Allega file alle attività dal computer o da una piattaforma di cloud storage. | Si dispone di file relativi ai progetti e si vuol tenere tutto in un unico posto. | |
Wrike Proof e Wrike Publish sono disponibili come componente aggiuntivo a pagamento. | ||
Aggiungi commenti direttamente a immagini, video, PDF e file di Microsoft Office. Rispondi e discuti su feedback e risolvi i commenti appena vengono apportate modifiche. | La revisione è un modo per raccogliere feedback centralizzati senza inutili email. | |
Richiedi revisioni delle parti interessate chiave e imposta le scadenze dell'approvazione. I revisori possono contrassegnare le risorse come approvate o richiedere modifiche specifiche, creando un registro chiaro di modifica e approvazione. | Si deve firmare una garanzia prima che venga pubblicata o utilizzata. Con le Revisioni per invitati è possibile invitare i clienti che non dispongono di un account di Wrike, affinché effettuino la revisione di file. | |
Wrike Publish: integrazioni di MediaValet e Bynder | Pubblica le risorse approvate direttamente sul tuo gestore di risorse digitali da Wrike. | Unificare la messaggeria e gli elementi visivi del marchio in campagne integrate. Caricare, trovare e allegare risorse digitali approvate. |
Imparare ad utilizzare nuovi strumenti può essere una sfida, ma la pratica fa raggiungere la perfezione. Segui queste semplici regole tutti i giorni e presto ti renderai conto che non hai bisogno di lunghe conversazioni per email, riunioni sullo stato o aggiornamenti manuali su fogli di calcolo. Wrike ti farà risparmiare tempo nella ricerca del lavoro, nella collaborazione con il tuo team e nella creazione di report sull'avanzamento, affinché possa concentrarti sulle cose realmente importanti per te.
Comincia la giornata controllando le nuove attività e quelle esistenti in Wrike:
Controlla nella posta in arrivo nuove @menzioni ed attività in arrivo. Rispondi, posponi o archivia le notifiche fino a svuotare la posta in arrivo.
Seleziona l'elenco Le mie attività per dare priorità alle attività.
Seleziona il tuo dashboard personale per tenere traccia del lavoro.
Quando crei un'attività, assicurati che:
I nomi siano chiari.
L'attività sia stata assegnata e pianificata.
La descrizione dell'attività sia consona a requisiti e aspettative.
Quando hai un lavoro in corso:
Aggiungi commenti e @menziona altri.
Modifica lo stato dell'attività per indicare lo stato attuale.
Modifica la data di scadenza se necessario.
Quando il lavoro è terminato:
Completa un'attività modificandone lo stato.
@menziona le parti interessate.
Allega risorse, se pertinente.
Alla fine della giornata, assicurati che:
Non ci siano notifiche non lette nella tua posta in arrivo.
Hai aggiornato lo stato delle attività su In corso e Completato.
Hai ripianificato attività scadute o hai mandato notifiche alle parti interessate.
Hai dato priorità alle tue attività per il giorno successivo in Le mie attività.
Migliori pratiche:
Corsi di Wrike Discover 101: