Все статьи
Шаг 5. Начало совместной работы
Теперь, когда вы ознакомились с азами Wrike и ваше рабочее пространство настроено в соответствии с потребностями команды, давайте перейдем к настоящей работе и общению в Wrike.
Вся прелесть работы в Wrike заключается в том, что вы можете использовать его как центральное хранилище всех рабочих объектов, задач, приоритетов и обсуждений без необходимости обрабатывать множество электронных писем и переключаться между приложениями.
Выпускаете вы новый продукт, пишете электронную книгу или готовитесь к конференции – в любом случае вы ведете проект. Проекты используются для управления группой задач, которые служат для достижения общей цели в заданный срок. Предлагаем пошаговое руководство по запуску нового проекта с нуля.
Создайте проект, нажав кнопку + 1. Укажите название проекта, сроки выполнения и владельца, выберите вид по умолчанию для ваших задач (список, доска, таблица или диаграмма Ганта).
Наполните проект задачами 2. Задачи – это указания к действиям, которые требуется выполнить для достижения цели проекта.
Назначьте задачи исполнителям 3. В идеале задачи должны быть небольшими, чтобы их смог выполнить один человек. В противном случае постарайтесь разбить их на подзадачи и назначить каждую из них отдельным пользователям.
Запланируйте задачи 4 по отдельности или с помощью функции массового изменения.
Перейдите на диаграмму Ганта 5 для удобной визуализации графика. Убедитесь, что правильно установили длительность каждой задачи, и при необходимости измените сроки задач.
Настройте зависимости 6. Зависимости помогают понимать взаимосвязи между задачами. Если вы перенесли срок задачи с зависимостями, сроки всех зависимых задач также будут автоматически перенесены. После выполнения одной задачи исполнитель зависимой от нее задачи получает уведомление о том, что он может приступить к работе.
Конвертируйте ключевые задачи в вехи. Вехи используются как контрольные точки для отметки важного события или момента принятия решения в проекте. При изменении сроков зависимых задач на диаграмме Ганта даты наступления вех автоматически не меняются.
При частом взаимодействии с повторяющимися проектами вы можете сохранить шаблон или прототип 7, чтобы затем копировать его для последующих запросов.
Все необходимые действия представлены в виде задач.
Имена задач ясны. Рекомендуем начинать название задачи с глагола, чтобы оно содержало указание к действию. Например, лучше выбрать название не «Статья в блоге», а «Написать статью в блог».
Задачи назначены, причем каждая — одному исполнителю.
Задачи запланированы.
Задачи взаимосвязаны с помощью зависимостей.
Правильно указана длительность задач.
Ключевые задачи конвертированы в вехи.
Подробнее о подготовке успешного запуска проекта.
В Wrike есть быстрые и простые способы найти и отследить любую задачу, назначенную вам при запуске проекта.
Начните день с проверки вкладки «Входящие». Там отображаются все новости, которые требуют вашего внимания: уведомления о новых @упоминаниях, назначении задач и предоставлении доступа к задаче, папке, проекту или пространству. Если вы нажмете на уведомление, откроется панель задачи или проекта с подробной информацией и предыдущими обсуждениями.
В работе с уведомлениями действует правило двух минут: если на ответ у вас уйдет не более двух минут, то отвечайте сразу. Если вам требуется больше времени, отложите уведомления и позже определите, у какого из них выше приоритет.
Также вы можете просматривать рабочие объекты в смарт-папке Мои задачи. Она позволяет концентрироваться на самой важной работе, ведь в нее входят:
Все назначенные вам задачи и подзадачи.
Задачи, которые были вручную добавлены в папку «Мои задачи».
Вы можете адаптировать под себя наполнение папки «Мои задачи», применив фильтры, изменив порядок сортировки или включив отображение задач и подзадач в формате списка.
Из всех способов слежения за ходом работ панели задач предлагают самые широкие возможности настройки. Они позволяют концентрироваться на приоритетных задачах с уверенностью, что ничто не останется без внимания.
Задачи группируются на виджетах панелей задач по определенным критериям: ваши просроченные задачи; задачи, которые предстоит выполнить на этой неделе; ваши задачи в очереди и т. д. Вы можете добавлять дополнительные виджеты: например, виджет файла или все назначенные вам задачи – все, что для вас важно. Подробнее о личной панели задач.
Индивидуальная настройка и периодическое обновление профиля привнесут личную нотку в деловое общение.
Настройте профиль: загрузите аватар, укажите должность, название компании и другую информацию. Актуальность информации очень важна для командной работы в режиме онлайн.
Проверьте настройки уведомлений. Все почтовые уведомления и оповещения о продуктах включены по умолчанию. Если вам нужно отслеживать только отдельные изменения, вы можете изменить настройку почтовых уведомлений. Если вы только знакомитесь с работой в Wrike, рекомендуем пока оставить параметры по умолчанию и вернуться к настройке уведомлений через пару недель.
Раз вы уже знаете, где искать рабочие задания, перейдем непосредственно к работе. Wrike предоставляет вам и вашим коллегам общее рабочее пространство, в котором вы можете делиться сведениями о ходе работы, вести обсуждения и обращаться к единому источнику информации о статусе задачи и финальной версии файлов.
Ознакомьтесь со списком функций, которые помогут выстроить командную работу в Wrike.
Функция | Способ применения | Пример использования |
В поле комментария введите символ @, а следом за ним — имя пользователя. Используйте термины @исполнители для упоминания всех исполнителей задачи и @подписчики для упоминания участников команды, получающих уведомления о задаче, папке или проекте. |
| |
Изменения в описании задачи сохраняются автоматически и мгновенно. Несколько сотрудников могут одновременно работать над одной и той же задачей, и вы будете знать, кто выполнил какую часть работы. |
| |
Если пользователь изменяет описание задачи, в ленте новостей появляется ссылка на обновленное описание. Пройдя по ссылке, вы увидите, какие изменения были внесены. |
| |
Выделите текст в поле описания или комментария, а затем нажмите на появившийся значок с кавычками. Выделенный текст будет процитирован в вашем следующем комментарии. |
| |
Добавляйте к комментариям в Wrike эмодзи. Чтобы увидеть весь список доступных эмодзи, нажмите на поле комментария, а затем на иконку со смайликом. |
| |
Утверждения (доступно для планов Business и Enterprise) | Вы можете назначать утверждающих лиц и устанавливать сроки выполнения задач и проектов. Каждое утверждающее лицо может утверждать или отклонять задачи. |
|
Функция | Способ применения | Пример использования |
Прикрепляйте к задачам файлы с вашего компьютера или из облачного хранилища. | У вас есть файлы, связанные с проектами, и вы хотите централизованно хранить все материалы. | |
Добавляйте комментарии прямо к изображениям, видео, файлам в форматах PDF и Microsoft Office. При внесении правок оставляйте ответы, обсуждайте комментарии и указывайте, что проблема решена. | Примечания — простой способ централизованного хранения отзывов без трудоемкой обработки электронных писем. | |
Запрашивайте проверки у участников проекта и устанавливайте сроки утверждения. Проверяющий может утвердить материалы или запросить внесение исправлений, создав журнал редактирования и утверждения. | Вам необходимо согласовать материал до его публикации. С помощью функции гостевых проверок вы можете предложить проверку файлов клиентам без аккаунта Wrike. | |
Wrike Publish: интеграция с MediaValet и Bynder | Публикуйте утвержденные материалы на платформе управления цифровыми активами напрямую из Wrike. | Унифицируйте сообщения и визуальные материалы в ходе множества интегрированных кампаний. Загружайте, находите и прикрепляйте утвержденные материалы. |
Научиться работать с новым инструментом непросто, но практика — путь к совершенству. Следуйте этим простым правилам каждый день, и вскоре вы осознаете, что длинные переписки по электронной почте, отчетные совещания и ручное занесение обновлений в таблицы вам больше не нужны. Wrike поможет сэкономить время на поиске рабочих заданий, организации совместной работы с командой и составлении отчетов о ходе выполнения проектов, чтобы вы могли сосредоточиться только на важных задачах.
Начните день с проверки новых и текущих задач в Wrike:
Проверьте во вкладке Входящие, появились ли новые @упоминания и входящие задачи. Ответьте, отложите или отправьте в архив все новые уведомления.
Проверьте, не изменились ли приоритеты задач в папке Мои задачи.
Проверьте личную панель задач, чтобы быть в курсе всех рабочих изменений.
При создании задачи убедитесь, что:
Имя задачи понятно.
Задача назначена и запланирована.
Описание задачи соответствует требованиям и ожиданиям.
Если работа еще выполняется:
Добавляйте комментарии и @упоминайте коллег.
Изменяйте статус задачи, чтобы он отражал текущую ситуацию.
При необходимости изменяйте срок выполнения.
Если работа уже выполнена:
Завершите задачу, изменив ее статус.
@упомяните заинтересованных лиц.
Прикрепите готовые материалы, если это возможно.
В конце дня убедитесь, что:
Во Входящих не осталось непрочитанных уведомлений.
Статусы задач изменены на В работе и Выполнено.
Вы изменили сроки просроченных задач или уведомили об этом заинтересованных лиц.
Вы расставили приоритеты задач на следующий день в папке Мои задачи.
Советы из практики:
Вводные курсы Wrike Discover: