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Schritt 3: Den Workspace einrichten (für Account-Manager)
Tipp
Dieser Schritt behandelt Grundlagen der Account-Verwaltung. Wenn Sie nicht damit beauftragt sind, Ihren Wrike Account zu verwalten, können Sie zu Schritt 5: Bei der Arbeit zusammenarbeiten übergehen.
Jetzt, wo Sie erfahren haben, wie man im Wrike Account navigiert und wie die verschiedenen Kernfunktionen von Wrike Ihre Arbeitsprozesse verbessern können, schauen wir uns einige Tipps und Best Practices an, wie man sein Account vorbereitet, bevor man Teammitglieder dazu einlädt.
Spaces sind Drehscheiben, in denen alle Arbeitselemente eines Themas gespeichert werden. Standardmäßig verfügt Ihr Account über einen öffentlichen Team-Space, auf den alle Mitglieder Ihres Accounts zugreifen können, sowie einen persönlichen Space, wo Sie Ihre privaten Arbeiten lagern können.
Um zu beginnen, folgen Sie eine dieser Daumenregeln, um Ihre Space-Struktur einzurichten. Es lässt sich später noch alles ändern, sodass es besser zu den Prozessen Ihres Teams passt:
Wenn Sie ein kleines Team haben, dann können alle Projekte dieses Teams im Team-Space verwaltet werden.
Wenn Sie mehrere Teams haben, richten Sie einen Space für jedes Team ein. Beispielsweise Marketing, Design, Personalwesen, IT.
Wenn Ihre Arbeit nach Kunden geordnet ist, dann richten Sie für jeden Kunden einen Space ein.
Wenn Sie Dutzende von Kunden haben, gruppieren Sie diese nach Region, Größe oder Wichtigkeit und erstellen Sie für jede dieser Gruppen einen Space.
Ordner helfen dabei, Aufgaben und Projekte in Spaces zu kategorisieren, z. B. nach Region, Art der Arbeit, Sprint, usw. Außerdem können Ordner als Tags 1verwendet werden, um Aufgaben oder Projekte für einen schnellen Zugriff zu kategorisieren, da sie in mehrere Ordner gleichzeitig platziert werden können. Ordnernamen können farblich codiert werden 2, sodass Ihre Tags sich visuell hervorheben.
Tipp
Es wird empfohlen, Ihrem Account die folgenden Ordner hinzuzufügen:
Archiv-Ordner: Verwenden Sie diesen Ordner, um erledigte oder veraltete Arbeitselemente zu speichern. Zusätzlicher Tipp: Nennen Sie den Archiv-Ordner zArchiv, sodass er unten in der Ordner-Struktur Ihres Space erscheint.
Wissensdatenbank-Ordner: Füllen Sie diesen Ordner mit Aufgaben, die Regeln für die Verwendung von Wrike und Antworten auf die häufigsten Fragen Ihres Teams enthalten. Weitere Informationen lesen Sie in Erfahrungen aus erster Hand, wie Wrike-Nutzer ihre Teammitglied-Schulungen optimieren, indem ihre Wissensdatenbank in Wrike geführt wird.
Vorlagen-Ordner: Ordner- und Projektvorlagen kommen hier rein. Richten Sie einen Unterordner ein, um individuelle Aufgabenvorlagen zu speichern.
Wenn Sie ein Business- oder höheres Abonnement haben, können Sie auch Blueprints verwenden. Mit Blueprints können Sie Projekte und Aufgaben erstellen, ohne die laufende Arbeit zu unterbrechen.
Aktualisieren Sie die Account-Einstellung, die sich auf alle Arbeitsbereiche Ihres Teams auswirken wird:
Laden Sie Ihr Unternehmens-Logo hoch, für einen individualisierten Workspace und personalisierte E-Mail Benachrichtigung.
Fügen Sie dem Standard-Arbeitsplan Ihres Teams die in Ihrem Land geltenden gesetzlichen Feiertage hinzu.
Hinweis
Die in diesem Abschnitt beschriebenen Funktionen sind für Accounts mit Business- und Enterprise-Abonnements verfügbar.
Jedes Team folgt einzigartigen Prozessen – auch Ihr Team! Wrike verfügt über leistungsstarke Funktionen, die Ihnen helfen, Arbeitsprozesse zu organisieren, die zum Arbeitsstil und den Bedürfnissen des Teams passen.
Analysieren Sie Ihre Team-Prozesse und implementieren Sie erweiterte Funktionen, die Ihnen helfen, Ihr Team und Ihre Projekte effizienter zu verwalten.
Erstellen Sie benutzerdefinierte Arbeitsabläufe, um Ihre Prozesse abzubilden. Ihr Account verfügt über einen Standard-Arbeitsablauf, der fünf Status umfasst: Neu, In Arbeit, Erledigt, Zurückgestellt und Abgebrochen. Sie können auch weitere Arbeitsabläufe einrichten, um besser zu verfolgen, in welchem Stadium sich die Arbeit befindet. Best Practices erlernen.
Anfrageformulare erstellen, um den Arbeitseingangsprozess zu optimieren. Anfrageformulare helfen, eingehende Arbeiten strukturiert in Empfang zu nehmen, ohne dabei mit E-Mails mit zusätzlichen Fragen jonglieren zu müssen. Best Practices erlernen.
Benutzerdefinierte Felder verwenden, um Kennzahlen wie Budget, Ziele, Kosten usw. zu verfolgen. Um noch tiefer zu gehen, kann man berechnete Felder und farbcodierte Ergebnisse verwenden.
Fügen Sie Nutzergruppen hinzu, um die Kommunikation und den Datenaustausch zu verbessern. Statt Daten zu teilen oder immer nur eine einzige Person zu @erwähnen, richten Sie Nutzergruppen ein, um schnell Informationen mit Personengruppen zu teilen und Bekanntmachungen zu machen.
Verwenden Sie Projektvorlagen, um Zeit bei sich wiederholenden Arbeiten einzusparen. Mit Blueprints haben Sie die Möglichkeit, Ihre Projekte und Aufgabenvorlagen zu verwalten und Ihre Arbeit zu planen und dabei getrennt von der laufenden Arbeit zu halten.
Arbeit trennen, um geplante Inhalte in einem dedizierten Workspace-Bereich zu verwalten;
Inhalte präemptiv erstellen, ohne Benachrichtigungen zu versenden;
Aufgaben und Projekte zuweisen, ohne zu teilen und Benachrichtigungen zu versenden;
Tatsächliche Arbeit aus Blueprints erstellen, mit Benachrichtigungen (durch das Starten von Massenarbeit werden intelligente Massenbenachrichtigungen versendet);
Verfügbarkeit von präemptiv erstellten Arbeiten über das Teilen und Berechtigungen steuern;
Zukünftige Arbeit planen, ohne sofort an Projekten und Aufgaben arbeiten zu müssen.
Verbinden Sie Wrike mit Ihren bevorzugten Applikationen, um Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren und Daten mit vorgefertigten Integrationen zu synchronisieren, oder erstellen Sie eigene Integrationen mit dem Wrike Integrate Add-on oder mit der Wrike-API.
Die beliebtesten Integrationen:
Wrike for Gmail: Steigern Sie die Produktivität und sparen Sie Zeit, indem Sie die Arbeit aus E-Mails erfassen und Aufgaben direkt in Gmail on Web und auf Android verwalten.
Slack: Schaffen Sie mehr, indem Sie Chats in strukturierte Arbeit umsetzen.
Github: Richten Sie eine Zwei-Wege-Synchronisierung zwischen GitHub-Repository-Issues und Wrike-Aufgaben ein, um eine bessere Sichtbarkeit und eine bessere Zusammenarbeit über Projekte hinweg zu ermöglichen.
Salesforce: Geben Sie Ihren Account-Teams Verantwortlichkeit und eine 100%ige Einsicht in die Projekte des Kunden.
Microsoft Teams: Bringen Sie Projektmanagement in Microsoft Teams ein und verwandeln Sie Gespräche in strukturierte Arbeit.
Zu Ihrer Unterstützung haben wir eine Reihe von Toolkits für verschiedene Arten von Teams vorbereitet: