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Schritt 5: Bei der Arbeit zusammenarbeiten
Jetzt, wo Sie die Wrike Grundlagen erlernt haben und Ihr Workspace auf die Bedürfnisse des Teams fein-eingestellt wurde, wollen wir in die eigentliche Arbeit und Kommunikation in Wrike eintauchen.
Das Schöne an Wrike besteht darin, dass man es als zentrale Drehscheibe für Arbeit, Aufgaben, Prioritäten und Diskussionen nutzen kann, ohne dazu mit mehreren E-Mails jonglieren oder zwischen Apps wechseln zu müssen.
Egal, ob Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen, ein eBook schreiben oder sich auf eine Konferenz vorbereiten – es geht um die Verwaltung eines Projekts. Verwenden Sie Projekte, um eine Gruppe von Aufgaben zu verwalten, die Bestandteil eines größeren Ziels sind und ein Fälligkeitsdatum haben. Hier beschreiben wir Schritt-für-Schritt, wie man ein neues Projekt von Grund auf einrichtet.
Erstellen Sie ein Projekt, indem Sie auf die Schaltfläche + klicken 1. Tragen Sie den Projekt-Titel, Fälligkeitsdaten und Projekt-Verantwortlichen ein und wählen Sie die Standardansicht für Ihre Aufgaben (Liste, Board, Tabelle oder Gantt-Diagramm).
Füllen Sie Ihr Projekt mit Aufgaben 2. Stellen Sie sich Aufgaben als ausführbare Positionen vor, die erledigt werden müssen, um ein Projektziel zu erreichen.
Weisen Sie Nutzern Aufgaben zu 3. Im Idealfall sollten Aufgaben klein genug sein, dass sie einer einzigen Person zugewiesen werden können. Ist das nicht der Fall, unterteilen Sie die Aufgabe in Teilaufgaben und weisen Sie diese alle zu.
Planen Sie die Aufgaben zeitlich 4, entweder jede Aufgabe für sich oder durch Massenbearbeitung.
Wechseln Sie zum Gantt-Diagramm 5, um Ihren Zeitplan zu visualisieren. Vergewissern Sie sich, dass Sie für jede Aufgabe die richtige Dauer eingestellt haben, und planen Sie die Aufgaben bei Bedarf zeitlich neu um.
Richten Sie Abhängigkeiten 6 ein. Abhängigkeiten helfen einem zu verstehen, wie Aufgaben miteinander verbunden sind. Wenn Sie eine Aufgabe mit Abhängigkeiten zeitlich neu planen, werden alle abhängigen Aufgaben automatisch auch neu geplant. Wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, erhält der Verantwortliche der abhängigen Aufgabe eine Benachrichtigung, dass er mit der Arbeit an seiner Aufgabe beginnen kann.
Wichtige Aufgaben in Meilensteine umwandeln. Mit Meilensteinen werden Punkte referenziert, um ein wichtiges Ereignis oder einen Entscheidungs-Zweigpunkt in einem Projekt zu kennzeichnen. Wenn Sie abhängige Aufgaben im Gantt-Diagramm neu planen, werden Meilensteine nicht automatisch neu geplant.
Wenn Sie mit sich wiederholenden Projekten arbeiten, können Sie diese als Vorlage oder Blueprint 7 speichern und dann für zukünftige Initiativen duplizieren.
Alle erforderlichen Schritte werden mit Aufgaben abgebildet
Die Aufgaben-Titel sind klar. Wir empfehlen, im Aufgabentitel ein Verb zu verwenden, um ihn aktionsbezogen zu gestalten. Zum Beispiel: „Einen Blog-Beitrag schreiben“ statt „Blog-Beitrag“.
Aufgaben sind zugewiesen und haben jeweils nur einen einzigen Verantwortlichen.
Aufgaben sind zeitlich geplant.
Aufgaben sind mit Abhängigkeiten verbunden.
Aufgaben haben die richtigen Dauer-Zeiten.
Wichtige Aufgaben sind in Meilensteine umgewandelt.
Erfahren Sie mehr, wie man einen erfolgreichen Projekt-Start erreicht.
In Wrike gibt es einige schnelle Möglichkeiten, Aufgaben zu finden und zu verfolgen, die einem im Rahmen eines Projekt-Starts zugewiesen wurden.
Beginnen Sie Ihren Tag damit, in Ihrer Inbox nachzuschauen. Sie zeigt Ihnen alle Arbeitsaktualisierungen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern: Benachrichtigungen zu neuen @Erwähnungen, Aufgabenzuweisungen und wenn eine Aufgabe, ein Ordner, ein Projekt oder ein Space mit Ihnen geteilt wird. Wenn Sie eine Benachrichtigung anklicken, öffnet sich das Aufgaben- oder Projekt-Panel mit detaillierten Informationen und vorherigen Diskussionen.
Es empfiehlt sich, beim Umgang mit Benachrichtigungen die Zwei-Minuten-Regel zu beachten: Wenn Sie für die Antwort weniger als zwei Minuten benötigen, antworten Sie sofort. Wenn mehr Zeit erforderlich ist, können Sie die Benachrichtigungen schlummern, um sie dann später zu priorisieren.
Eine weitere Möglichkeit, die eigene Arbeit anzusehen, ist der Smart Ordner Meine To-dos. Er hilft Ihnen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, und enthält:
Alle Aufgaben und Teilaufgaben, die Ihnen zugewiesen worden sind
Aufgaben, die Sie manuell zu „Meine To-dos“ hinzugefügt haben
Anpassen lässt sich das, was Sie in Meine To-dos sehen, durch die Anwendung von Filtern, durch Ändern der Sortierreihenfolge, oder indem Sie Aufgaben und Teilaufgaben als einfache Liste darstellen.
Dashboards sind die anpassbarste Möglichkeit, den Fortschritt Ihrer Arbeit zu verfolgen. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, sich auf Ihre Prioritäten zu konzentrieren und sicherzustellen, dass nichts durch das Netz fällt.
Dashboards werden verwendet, um Aufgaben nach bestimmten Kriterien in Widgets zu gruppieren, beispielsweise überfällige Aufgaben, Aufgaben die in dieser Woche zu erledigen sind, auf Backlog gestellte Aufgaben usw. Es können zusätzliche Widgets hinzugefügt werden, beispielsweise ein Datei-Widget oder alle Aufgaben, die Sie zugewiesen haben – alles, was Ihnen wichtig ist. Erfahren Sie mehr über Persönliche Dashboards.
Ein personalisierter und aktueller Profil gibt der Online-Zusammenarbeit eine persönliche Note.
Das Profil personalisieren: Laden Sie Ihr Avatar hoch und tragen Sie Ihre Tätigkeitsbezeichnung, Ihren Firmennamen und andere Informationen ein. Aktuelle Profilinformationen sind für die Online Zusammenarbeit im Team unerlässlich.
Schauen Sie sich die Benachrichtigungseinstellungen an. Standardmäßig sind alle E-Mail- und Produktbenachrichtigungen eingeschaltet. Das lässt sich so anpassen, dass Sie nur E-Mails zu den Änderungen erhalten, die Sie verfolgen wollen. Wenn Sie neu bei Wrike sind, empfehlen wir Ihnen, die Standardeinstellungen zunächst so zu lassen wie sie sind, und erst nach einigen Wochen eine Feinabstimmung der Benachrichtigungen vorzunehmen.
Jetzt, wo Sie wissen, wo Sie Ihre Arbeit finden können, wollen wir mit der Arbeit beginnen. Wrike stellt Ihnen und Ihren Teamkollegen einen geteilten Workspace zur Verfügung, wo Sie den Fortschritt teilen, Probleme diskutieren und eine Single Source of Truth für den Aufgaben-Status und die endgültige Version von Dateien und Aufgaben finden können.
Werfen Sie einen kurzen Blick auf die Liste der Funktionen, die Ihnen die Zusammenarbeit mit Ihrem Team in Wrike erleichtern werden.
Funktion | Funktionsweise | Anwendungsbeispiel |
Im Kommentarfeld tippen Sie das Zeichen @ gefolgt von einem Nutzernamen ein. Benutzen Sie @Verantwortliche um alle Aufgaben-Verantwortliche zu erwähnen und @Follower, um alle Follower von Aufgaben, Projekten oder Ordnern zu erwähnen. |
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Die Aufgabenbeschreibung speichert Änderungen automatisch und sofort. Es können mehrere Personen gleichzeitig an Aufgaben arbeiten, und Sie sehen dabei, wer woran arbeitet. |
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Führt jemand Änderungen an einer Aufgabenbeschreibung durch, wird ein Link Aktualisierte Beschreibung in den Aufgaben-Stream hinzugefügt. Klicken Sie auf den Link, um zu sehen, welche Änderungen vorgenommen wurden. |
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Markieren Sie Text im Beschreibungsfeld oder in Kommentaren und klicken Sie auf die Anführungszeichen, die dann erscheinen. Es wird ein neuer Kommentar begonnen, in dem der von Ihnen markierte Text zitiert wird. |
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Bei Kommentaren in Wrike lassen sich Emojis einfügen. Klicken Sie auf das Kommentarfeld und dann auf das Smiley-Symbol, um eine vollständige Liste der verfügbaren Emojis zu sehen. |
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Freigaben (Verfügbar mit Business- und Enterprise-Tarifen) | Sie können Genehmiger zuweisen und Termine für Aufgaben und Projekte festlegen. Jeder Genehmiger kann die Aufgabe genehmigen oder ablehnen. |
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Funktion | Funktionsweise | Anwendungsbeispiel |
Dateien von Ihrem Computer oder von Cloud-Storage-Anbietern aus an Aufgaben anhängen. | Sie haben Dateien, die zu Projekten gehören, und möchten, dass sich alles an einem einzigen Ort befindet. | |
Wrike Proof und Wrike Publish sind als kostenpflichtige Add-ons verfügbar. | ||
Kommentare direkt in Bilder, Videos, PDFs und Microsoft Office Dateien eingeben. Feedback beantworten und diskutieren, Kommentare lösen, während Bearbeitungen durchgeführt werden. | Proofing ist eine bequeme Möglichkeit, Feedback zentral zu sammeln ohne dazu mit E-Mails zu jonglieren. | |
Freigabeprüfungen von wichtigen Stakeholdern anfordern und Freigabefristen setzen. Prüfer können Assets als Freigegeben markieren oder bestimmte Änderungen anfordern, wobei ein klares Bearbeitungs- und Freigabeprotokoll erstellt wird. | Dateien/Dokumente müssen freigezeichnet werden, bevor sie verwendet oder veröffentlicht werden dürfen. Mit Gast-Reviews können Sie Kunden, die kein Wrike-Account haben, einladen, um Dateien zu prüfen. | |
Wrike Publish: MediaValet und Bynder Integrationen | Veröffentlichen Sie freigegebene Assets direkt von Wrike an Ihren Digital Asset Manager. | Vereinheitlichen Sie Markenbotschaften und visuelle Mittel über integrierte Kampagnen hinweg. Genehmigte digitale Assets hochladen, finden und anhängen. |
Das Erlernen neuer Tools kann eine Herausforderung sein, aber Übung macht den Meister. Wenn Sie diese einfachen Regeln jeden Tag befolgen, werden Sie bald feststellen, dass Sie keine langen E-Mail-Threads, multiple Statusbesprechungen oder manuelle Aktualisierungen in Tabellen mehr benötigen. Mit Wrike sparen Sie Zeit bei der Arbeitssuche, der Zusammenarbeit mit Ihrem Team und der Berichterstattung über Fortschritte, sodass Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die wirklich wichtig für Sie sind.
Beginnen Sie Ihren Tag, indem Sie Ihre neuen und bestehenden Aufgaben in Wrike durchgehen:
In der Inbox nach neuen @Erwähnungen und eingehende Aufgaben nachsehen. Beantworten, schlummern oder archivieren Sie Benachrichtigungen, bis Ihre Inbox leer ist.
Schauen Sie in der Meine To-dos Liste nach Aufgaben-Prioritäten.
Schauen Sie auf Ihr Persönliches Dashboard, um Ihre Arbeit zu verfolgen.
Wenn Sie eine Aufgabe erstellen, prüfen Sie, dass:
Der Titel klar ist.
Die Aufgabe zugewiesen und zeitlich geplant ist.
Die Aufgabenbeschreibung die Anforderungen und Erwartungen beinhaltet.
Wenn etwas in Arbeit ist:
Fügen Sie Kommentare hinzu und @erwähnen Sie andere Personen.
Ändern Sie den Aufgaben-Status, um den aktuellen Zustand wiederzugeben.
Ändern Sie bei Bedarf den Fälligkeitstermin.
Wenn die Arbeit erledigt ist:
Erledigen Sie Aufgabe, indem Sie ihren Status ändern.
@Erwähnen Sie Stakeholder.
Assets anhängen sofern zutreffen.
Am Ende des Tages, prüfen Sie, dass:
Ihre Inbox keine ungelesenen Benachrichtigungen enthält.
Sie die Status auf In Arbeit und Erledigt aktualisiert haben.
Sie überfällige Aufgaben zeitlich neu geplant und Stakeholder benachrichtigt haben.
Sie Ihre Aufgaben für den nächsten Tag in Meine To-dos priorisiert haben.