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Wrikes Automatisierungs-Engine ist eine einfache Lösung, die hilft, manuelle Wiederholungsarbeit zu reduzieren, den Prozess zu beschleunigen und die Häufigkeit menschlicher Fehler zu reduzieren. Statt also alle Arbeit selbst machen zu müssen, können Sie und Ihr Team mit der Automatisierungs-Engine eine regelbasierte Automatisierung verschiedener Aufgaben- und Projektaktionen einsetzen.
Die Automatisierungs-Engine ist leicht anzuwenden, und zur Erstellung von Automatisierungsregeln ist keine Programmiererfahrung erforderlich. Die Regeln haben eine einfache „WENN …, DANN …“ Struktur. Der Regelkonstrukteur der Automatisierung führt Sie den aus drei Schritten bestehenden Regelerstellungsprozess. Dazu müssen Sie Wrike nur folgendes mitteilen:
Für welche Aufgaben oder Projekte soll die Regel angewendet werden
Wann die Regel ausgelöst werden soll – die „WENN“ Aussage
Was passieren soll, wenn die Regel ausgelöst wird – die „DANN“ Aussage
Nachfolgend einige häufig verwendeten Automatisierungsregeln als Beispiel:
WENN die Status von Aufgaben (eines bestimmten Projektes) sich innerhalb von 5 Tagen nicht von „Änderungen ausstehend“ ändern, DANN Verantwortliche @erwähnen und einen Kommentar abgeben.
WENN der Status von Projekten (eines bestimmten Space) zu "Erledigt" wechselt, DANN die Projekte in den Ordner "Archiv" verschieben.
In jedem Account können bis zu 50 Automatisierungsregeln erstellt werden.
Die monatliche Anzahl von automatisierten Aktionen im Account ist begrenzt. Für Business Accounts liegt die Grenze bei 200 Aktionen für jeden bezahlten Nutzerplatz. Für Enterprise Accounts liegt die Grenze bei 1,000 Aktionen für jeden bezahlten Nutzerplatz. Wenn die jeweilige Grenze erreicht ist, werden alle Regeln automatisch deaktiviert und Wrike informiert dann die Administratoren per E-Mail. Wrike verschickt auch getrennte E-Mail Benachrichtigungen an alle Administratoren, wenn die noch möglichen monatlichen Aktionen bei 50 % und 10 % liegen.
Sie können stets prüfen, wie viele Aktionen im laufenden Monat von jeder Automatisierungsregel durchgeführt wurden. Klicken Sie dazu auf Ihr Profilbild, wählen Sie Einstellungen und klicken Sie im Panel links auf Automatisierung. Unterhalb jeder Regel in der Regelliste sehen Sie dann in der Spalte Aktionen diesen Monat die Anzahl der Aktionen, die von dieser Regel durchgeführt wurden.
Jede Automatisierungsregel kann 1 Trigger haben (die WENN Aussage) und bis zu 10 Aktionen (die DANN Aussage).
Wenn eine Aktion über die Automatisierungs-Engine durchgeführt wird, erscheint sie im Aufgaben-/Projekt-Stream mit Automatisierungs-Bot als Autor. Das Gleiche gilt für den Aktivitäts-Report.
Automatisierungs-Regeln werden nicht ausgelöst, wenn die Änderungen an Aufgaben oder Projekten über die API oder per Massenaktionen durchgeführt werden.
Sollte die von Ihnen erstellte Regel nicht mehr funktionieren, weil die Bedingungen nicht mehr ausführbar sind, wird Wrike die Regel automatisch deaktivieren und Sie entsprechend per E-Mail benachrichtigen.