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Tous les utilisateurs, à l'exception des collaborateurs, peuvent partager des champs personnalisés avec d'autres utilisateurs à moins que leur niveau d'accès ne le leur permette pas.
Le partage des champs personnalisés est indépendant du partage des espaces, des dossiers ou des projets. Une personne peut avoir accès à un espace, un dossier ou un projet (et aux tâches qui s’y trouvent), mais si un champ personnalisé n’est pas partagé avec elle, elle ne pourra pas le voir.
Le paramètre de partage par défaut pour un champ personnalisé est Partager avec tout le monde, mais vous pouvez modifier cela à tout moment.
Commencez par créer un champ personnalisé ou par modifier un champ personnalisé existant.
Cliquez sur l'option Partager avec en bas de la fenêtre de propriétés du champ.
Partagez le champ avec les utilisateurs ou les groupes d'utilisateurs qui doivent y avoir accès.
Cliquez sur Créer, si vous créez un champ, ou sur Enregistrer si vous modifiez un champ existant.
Le paramètre de partage s'applique non seulement au dossier, projet ou espace ouvert, mais également à tous les éléments où le champ personnalisé est visible. Si vous révoquez l'accès d'un utilisateur au champ, il arrêtera de le voir partout dans l'espace de travail.
L'implication du partage d'un champ personnalisé dépend de la possibilité ou non, pour un utilisateur, d'accéder au dossier, au projet ou à l'espace dans lequel le champ est visible.
Option 1: partager un champ contenant des données ou comme modèle
Les utilisateurs avec qui un dossier, un projet ou un espace est partagé peuvent :
Voir les données du champ qui ont été saisies pour les éléments du dossier, du projet ou de l'espace.
Ajouter le champ personnalisé comme modèle (voir plus bas).
Option 2 : partager le champ comme modèle
Si les utilisateurs n'ont pas accès au dossier, au projet ou à l'espace auquel le champ est ajouté, ce dernier est partagé comme modèle. Ces utilisateurs :
Ne peuvent pas accéder aux dossiers, aux projets ou aux espaces où le champ a été ajouté. Les paramètres de partage du champ personnalisé ne modifient pas les paramètres de partage d'un espace, d'un dossier, ou d'un projet.
Ne voient pas automatiquement le champ personnalisé dans les sous-dossiers ou sous-projets associés, mais peuvent l'ajouter en cliquant sur le signe « + » à droite du tableau et en le sélectionnant dans le menu déroulant du champ personnalisé. Une fois le champ ajouté, les données du champ qui ont déjà été saisies pour les tâches du sous-dossier ou du sous-projet s’affichent.
Peuvent ajouter un champ personnalisé avec le même nom et propriétés de champ que le vôtre à leurs propres dossiers, projets ou espaces. Cependant, aucune des données de la cellule de votre champ n'y est transférée.