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Les actions automatisées sont une partie essentielle des règles d'automatisation. Ce sont les commandes « ALORS ... » qui définissent les opérations exactes réalisées sur les tâches ou les projets auxquels les règles automatisées s'appliquent, lorsque la règle est déclenchée. Chaque règle peut comporter jusqu'à 10 actions.
Nom de l'action | Description | Peut être appliquée aux | Paramètres supplémentaires requis | Remarques |
---|---|---|---|---|
Modifier le statut du projet/de la tâche et activer | Une fois la règle déclenchée, cette action change le statut des tâches ou projets et active celui que vous spécifiez. Par exemple, « SI ..., ALORS passer le statut de la tâche au statut Terminé. » | Tâches et projets |
| Si au moins un des statuts de flux de travail sélectionnés est supprimé du compte, la règle est désactivée. Cette action annule et remplace les paramètres Flux de travail fixes appliqués au flux de travail ou au statut concerné. De plus, l'attribution automatique et les approbations automatiques paramétrées dans le flux de travail concerné seront ignorées si le statut est modifié via la règle d'automatisation. |
Ajouter le projet/la tâche à | Une fois la règle déclenchée, cette action ajoute les tâches ou projets aux emplacements que vous spécifiez. Par exemple, « SI ..., ALORS ajouter le projet à Opérations marketing. » | Tâches et projets |
| Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 emplacements différents auxquels ajouter les projets ou les tâches. Si au moins un de ces dossiers, projets ou espaces de destination est supprimé, la règle d'automatisation est désactivée. |
Déplacer le projet/la tâche vers | Une fois la règle déclenchée, cette action déplace les tâches ou projets vers le ou les emplacement(s) que vous spécifiez. Vous pouvez également préciser si les tâches/projets doivent être supprimés de tous les dossiers, projets ou espaces dans lesquels ils se trouvaient avant que la règle ne soit déclenchée. Par exemple, « SI ..., ALORS déplacer le projet vers Archives. » | Tâches et projets |
| Vous pouvez sélectionner jusqu'à 10 emplacements différents vers lesquels les projets ou les tâches seront déplacés, et jusqu'à 10 emplacements depuis lesquels ils seront déplacés. Si au moins un des dossiers, projets ou espaces de destination vers lesquels ou depuis lesquels les tâches/projets doivent être déplacés est supprimé, la règle d'automatisation est désactivée. |
Ajouter un commentaire ou une mention | Une fois la règle déclenchée, cette action ajoute un commentaire aux tâches ou aux projets. Vous pouvez également choisir de @mentionner un utilisateur spécifique ou un groupe d'utilisateurs particulier. Par exemple, « SI ..., ALORS laisser un commentaire à @approbateurs et @Mélanie Simon. » | Tâches et projets |
| Dans la section Aperçu en bas de page, vous pouvez voir à quoi ressemblera votre commentaire. RemarqueLorsque la règle d'automatisation est déclenchée et que le commentaire est créé, la balise @auteur est remplacée par le nom de l'utilisateur qui a créé la tâche ou le projet. @approbateurs est également remplacé par les noms des approbateurs, le cas échéant. En l'absence d'approbateurs, cette balise est ajoutée au commentaire au format texte. @suiveurs reste tel quel et tous les utilisateurs qui suivent la tâche ou le projet recevront la notification. L'auteur de tous les commentaires créés par automatisation est le Bot d'automatisation. Vous pouvez sélectionner jusqu'à 20 utilisateurs ou groupes d'utilisateurs spécifiques à @mentionner dans le commentaire. Si au moins un d'entre eux est supprimé du compte, la règle est automatiquement désactivée. |
Assigner le projet/la tâche à | Une fois la règle déclenchée, cette action ajoute le ou les utilisateurs que vous avez désignés comme chargés de mission de tâches ou propriétaires de projets. Elle peut également supprimer des tâches/projets tous les chargés de mission ou propriétaires existants. Par exemple, « SI ..., ALORS assigner le statut à Mélanie Simon. » | Tâches et projets |
| Vous pouvez sélectionner pour chaque action jusqu'à 20 chargés de mission de tâche ou propriétaires de projet. Si au moins un d'entre eux est supprimé du compte, la règle est désactivée. |