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Como compartilhar campos personalizados

Tabela 4. Disponibilidade

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Visão geral

Com a exceção de colaboradores e restrições da função de acesso, todos os usuários podem compartilhar campos personalizados com outros usuários.

Você pode compartilhar um campo personalizado independentemente do usuário com o qual um espaço, projeto ou pasta esteja compartilhado. Alguém pode ter acesso a um espaço, pasta ou projeto (e a todas as tarefas neles), mas se um campo personalizado não for compartilhado com essa pessoa, ela não conseguirá ver o campo.

A configuração padrão de compartilhamento para um campo personalizado é Compartilhar com todos, mas você pode alterar isso a qualquer momento.

Como compartilhar campos personalizados

  1. Comece criando um campo personalizado ou editando um campo personalizado existente.

  2. Clique na opção Compartilhar com na parte inferior do pop-up de propriedades do campo.

  3. Compartilhe o campo com os usuários ou grupos de usuários que devem ter acesso a ele.

  4. Clique em Criar se estiver criando um campo ou em Salvar se estiver editando um campo existente.

A configuração de compartilhamento é aplicada tanto à pasta, projeto ou espaço atual quanto a todos os locais nos quais o respectivo campo esteja visível. Caso revogue o acesso de compartilhamento dos usuários ao campo, eles deixarão de vê-lo em qualquer lugar do espaço de trabalho.

O que acontece depois que você compartilha campos personalizados

O significado de compartilhar um campo personalizado depende do fato de um usuário ter ou não acesso à pasta, projeto ou espaço onde o campo está visível.

Opção 1: compartilhar um campo com dados e como um modelo

Os usuários com os quais a pasta, projeto ou espaço esteja compartilhado podem:

  • Visualizar dados do campo que tenham sido inseridos para itens na pasta, projeto ou espaço. 

  • Adicionar o campo personalizado como um modelo (ver abaixo).

Opção 2: compartilhar o campo como um modelo

Se os usuários não tiverem acesso à pasta, projeto ou espaço onde o campo é adicionado, o campo é compartilhado como um modelo. Esses usuários:

  • Não podem acessar as pastas, projetos ou espaços nos quais o campo foi adicionado. As configurações de compartilhamento de campo personalizado não alteram as configurações de compartilhamento de um espaço, pasta ou projeto.

  • Não visualizam automaticamente o campo personalizado nas subpastas ou subprojetos associados, mas podem adicionar o campo clicando no ícone + no lado direito da tabela. Em seguida, basta selecioná-lo na lista suspensa de campos personalizados. Ao adicionar o campo, os usuários verão quaisquer dados de campo que já tenham sido inseridos em tarefas na subpasta/subprojeto.

  • Podem adicionar um campo personalizado com o mesmo nome e as mesmas propriedades de campo que o seu às próprias pastas, projetos ou espaços. No entanto, nenhuma parte dos dados de célula do seu campo é transferida para eles.

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