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Etapa 3: preparando o espaço de trabalho (para gerentes de conta)
Dica
Esta etapa aborda os fundamentos da administração de contas. Caso não esteja encarregado do gerenciamento de sua conta do Wrike, basta seguir para a Etapa 5: comece a trabalhar e colaborar.
Agora que você aprendeu a navegar em sua conta do Wrike e como a variedade de recursos centrais do Wrike podem ajudar no aprimoramento dos seus processos de trabalho, vamos analisar algumas dicas e melhores práticas para a preparação de sua conta antes de convidar os membros da equipe.
Espaços são pontos centralizados que armazenam todos os itens de trabalho relacionados a um tema. Por padrão, sua conta tem um espaço de equipe público que pode ser acessado por todos os membros da conta, além de seu espaço pessoal, onde você pode manter seu trabalho privado.
Para começar, empregue uma das seguintes regras práticas para configurar a estrutura do seu espaço. Sempre é possível alterá-lo posteriormente de acordo com a maneira mais adequada aos processos da sua equipe:
Caso tenha uma pequena equipe, ela pode gerenciar todos os projetos dentro do espaço Equipe.
Caso tenha várias equipes, configure um espaço para cada uma delas. Por exemplo, marketing, design, RH, TI.
Caso seu trabalho seja organizado por cliente, configure um espaço para cada cliente.
Caso tenha dezenas de clientes, agrupe-os por região, tamanho ou importância e crie um espaço para cada um desses grupos.
As pastas ajudam a categorizar suas tarefas e projetos em espaços, p. ex., por região, tipo de trabalho, sprint etc. Além disso, as pastas podem ser usadas como rótulos1 a fim de categorizar suas tarefas ou projetos para acesso rápido, já que é possível colocar uma tarefa em várias pastas de uma só vez. Também é possível codificar os nomes de pastas por cor2, para que os rótulos ganhem um destaque visual.
Dica
Recomendamos veementemente a adição das seguintes pastas à sua conta:
Pasta Arquivadas: use essa pasta para armazenar itens de trabalho concluídos ou desatualizados. Dica adicional: nomeie a pasta de arquivos como zArquivadas para que ela seja exibida no final da estrutura de pastas do seu espaço.
Pasta Base de conhecimento: preencha essa pasta com tarefas contendo regras para o uso do Wrike e respostas para as perguntas mais frequentes que sua equipe possa ter. Para mais informações, leia o testemunho pessoal sobre como os usuários do Wrike otimizam com êxito o treinamento de todos os membros da equipe ao ter uma base de conhecimento no Wrike.
Pasta Modelos: adicione modelos de pasta e projetos aqui. Crie uma subpasta para armazenar modelos de tarefa individuais.
Caso esteja usando uma assinatura a partir do plano Business, é possível usar blueprints. Os blueprints permitem que você crie projetos e tarefas sem interromper o trabalho que já está em andamento.
Atualize a configuração da conta que afetará todos os espaços de trabalho da sua equipe:
Faça upload do logotipo da sua empresa para um espaço de trabalho e notificações por e-mail com sua marca.
Adicione os feriados oficiais do seu país à agenda de trabalho padrão da equipe.
Observação
Os recursos descritos nessa nesta seção estão disponíveis para contas com assinaturas dos tipos Business e Enterprise.
Assim como a sua própria equipe, cada equipe segue um processo singular! O Wrike tem um conjunto de ferramentas avançadas que ajudam você a organizar processos de trabalho de acordo com o estilo e as necessidades da sua equipe.
Analise os processos da sua equipe e implemente recursos avançados para ajudá-lo a gerenciar sua equipe e seus projetos de modo mais eficiente.
Configure fluxos de trabalho personalizados para mapear seus processos. Sua conta tem um fluxo de trabalho padrão que inclui cinco status: Novo, Em andamento, Concluído, Adiado e Сancelado. Você pode configurar fluxos de trabalho adicionais para acompanhar melhor em qual estágio o trabalho está. Conheça as melhores práticas.
Crie formulários de solicitação para simplificar o processo de recebimento. Os formulários de solicitação o ajudam a receber o trabalho que chega de uma forma estruturada sem fazer malabarismos com e-mails com perguntas adicionais. Conheça as melhores práticas.
Use campos personalizados para acompanhar KPIs como orçamentos, metas, despesas etc. Caso deseje ir mais a fundo, use campos de cálculo e resultados codificados por cores.
Adicione grupos de usuários para aprimorar a comunicação e o compartilhamento de dados. Em vez de compartilhar dados ou @mencionar uma pessoa por vez, use os grupos de usuários para compartilhar rapidamente informações com grupos de pessoas e fazer anúncios em grupo.
Adicione modelos de projeto para poupar tempo ao iniciar trabalhos repetitivos. Use blueprints para gerenciar os modelos de projeto e tarefa, e planejar o trabalho enquanto o mantém separado do trabalho em andamento.
Separar o trabalho para gerenciar o conteúdo planejado em uma seção exclusiva do espaço de trabalho.
Criar conteúdo antecipadamente sem enviar notificações.
Atribuir tarefas e projetos sem compartilhar e enviar notificações.
Criar trabalho real com base em blueprints com notificações (a execução de um trabalho em lote envia notificações em massa inteligentes).
Controlar a disponibilidade de trabalho criado antecipadamente por meio de compartilhamento e permissões.
Planejar o trabalho futuro sem precisar trabalhar imediatamente em projetos e tarefas.
Conecte o Wrike aos seus aplicativos favoritos para automatizar seus fluxos de trabalho e sincronizar dados com integrações pré-integradas ou crie integrações personalizadas com o complemento Wrike Integrate ou a API do Wrike.
Integrações mais populares:
Wrike para Gmail: aumente a produtividade e poupe tempo capturando o trabalho de e-mails e gerenciando tarefas diretamente no Gmail na Web e no Android.
Slack: produza mais convertendo chats em trabalho estruturado.
Github: crie uma sincronização bidirecional entre as publicações de repositório do GitHub e as tarefas do Wrike, proporcionando uma visibilidade melhor e colaboração superior entre projetos.
Salesforce: permita que suas equipes de contas tenham responsabilidade e 100% de visibilidade sobre os projetos do cliente.
Microsoft Teams: incorpore o gerenciamento de projetos ao Microsoft Teams e transforme conversas em trabalho estruturado.
A fim de deixar tudo mais conveniente para você, preparamos um conjunto de kits de ferramentas para diferentes tipos de equipes: