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Étape 3 : Préparer l'espace de travail (pour les responsables de compte)
Conseil
Cette étape aborde les bases de l'administration des comptes. Si vous n'êtes pas chargé de la gestion de votre compte Wrike, vous pouvez passer à l'étape 5 : Commencer à travailler et à collaborer.
Maintenant que vous avez appris comment naviguer dans votre compte Wrike et comment la grande diversité des fonctionnalités de base de Wrike peut vous aider à améliorer vos processus de travail, passons en revue quelques conseils et bonnes pratiques pour la préparation de votre compte avant d'inviter les membres de votre équipe.
Les espaces sont des pôles qui concentrent tous les éléments de travail liés à un thème. Votre compte dispose d’un espace d’équipe public par défaut accessible à tous les membres de votre compte et de votre espace personnel où vous pouvez conserver votre travail privé.
Pour commencer, utilisez l'une de ces règles de base pour configurer la structure de votre espace. Vous pourrez toujours la modifier ultérieurement pour mieux l'adapter aux processus de votre équipe :
Si votre équipe est de petite taille, elle peut gérer tous ses projets dans l'espace Équipe.
Si vous avez plusieurs équipes, créez un espace pour chacune d'entre elles. Par exemple, Marketing, Design, RH, Informatique.
Si votre travail est organisé par client, créez un espace pour chaque client.
Si vous avez des dizaines de clients, regroupez-les par région, taille ou importance et créez un espace pour chacun de ces groupes.
Les dossiers vous aident à classer vos tâches et projets dans les espaces, par exemple par région, type de travail, sprint, etc. Par ailleurs, les dossiers peuvent être utilisés comme étiquettes 1, en vue d'accéder plus rapidement aux éléments, car une tâche ou un dossier peut être placé dans plusieurs dossiers à la fois. Vous pouvez attribuer un code couleur aux noms de dossiers 2 pour faire ressortir vos étiquettes.
Conseil
Nous vous recommandons vivement d'ajouter les dossiers suivants à votre compte :
Dossier d'archives : utilisez ce dossier pour stocker les éléments de travail terminés ou obsolètes. Conseil supplémentaire : nommez le dossier d'archives zArchive pour qu'il s'affiche au bas de la structure des dossiers de votre espace.
Dossier base de connaissances : remplissez ce dossier avec des tâches contenant les règles d’utilisation de Wrike et les réponses aux questions les plus fréquentes de votre équipe. Pour plus d'informations, lisez le témoignage de première main sur la façon dont les utilisateurs de Wrike ont réussi à rationaliser la formation de tous les membres de l'équipe en ayant leur base de connaissances dans Wrike.
Dossier de modèles : déposez les modèles de dossiers et de projets ici. Créez un sous-dossier pour conserver les modèles de tâche individuels.
Si vous avez un abonnement Business ou supérieur, vous pouvez utiliser les Blueprints. Les blueprints vous permettent de créer des projets et des tâches sans avoir à interrompre votre travail en cours.
Mettez à jour les paramètres de compte qui affecteront tous les espaces de travail de votre équipe :
Chargez le logo de votre entreprise pour un espace de travail et des notifications par e-mail avec mention de la marque ou dénomination.
Ajoutez les jours fériés de votre pays à l’agenda par défaut de l'équipe.
Remarque
Les fonctionnalités décrites dans cette section sont disponibles pour les comptes dotés d'un abonnement Business ou Enterprise.
Chaque équipe suit des processus uniques, la vôtre aussi ! Wrike dispose d'un ensemble de fonctionnalités puissantes pour vous aider à organiser des processus de travail qui correspondent au style de travail et aux besoins de votre équipe.
Analysez les processus de votre équipe et mettez en place des fonctionnalités avancées pour vous aider à gérer votre équipe et vos projets plus efficacement.
Configurez des flux de travail personnalisés pour cartographier vos processus. Votre compte dispose d’un flux de travail par défaut qui comprend cinq statuts : Nouveau, En cours, Terminé, Reporté et Annulé. Vous pouvez configurer des flux de travail supplémentaires pour mieux suivre à quelle étape se situe le travail. Découvrez les bonnes pratiques.
Créez des formulaires de demande pour rationaliser le processus d’admission. Les formulaires de demande vous aident à recevoir le travail entrant de manière structurée sans jongler avec les e-mails de questions supplémentaires. Découvrez les bonnes pratiques.
Utilisez des champs personnalisés pour suivre les KPI comme le budget, les objectifs, les dépenses, etc. Si vous voulez aller encore plus loin, utilisez les champs calculés et les résultats par code couleur.
Ajoutez des groupes d’utilisateurs pour une communication et un partage des données améliorés. Au lieu de partager des données ou de @mentionner une personne à la fois, utilisez des groupes d’utilisateurs pour partager rapidement des informations avec des groupes de personnes et faire des annonces de groupe.
Ajoutez des modèles de projet pour gagner du temps lors du lancement de travaux répétitifs. Avec les blueprints, vous pouvez gérer vos modèles de projets et de tâches et planifier votre travail tout en le maintenant séparé des projets en cours.
Travailler séparément pour gérer le contenu planifié dans une section de l'espace de travail dédiée.
Créer du contenu de manière anticipée sans envoyer de notifications.
Assigner des tâches et des projets sans partage ni envoi de notifications.
Créer un travail concret à partir de blueprints avec des notifications (le lancement de travaux en masse envoie des notifications en masse intelligentes).
Contrôler la disponibilité du travail créé de manière anticipée via le partage et les permissions.
Planifier le travail à venir sans avoir à travailler immédiatement sur des projets ou des tâches.
Connectez Wrike à vos applications préférées pour automatiser vos flux de travail et synchroniser les données avec des intégrations prédéfinies ou créez des intégrations personnalisées avec la fonctionnalité complémentaire Wrike Integrate ou l'API Wrike.
Intégrations les plus courantes :
Wrike pour Gmail : augmentez la productivité et gagnez du temps en capturant le travail à partir de vos e-mails et en gérant les tâches directement dans Gmail sur le Web et dans les systèmes Android.
Slack : accomplissez plus de travail en convertissant les conversations en travaux structurés.
Github : créez une synchronisation bidirectionnelle entre les versions du référentiel GitHub et les tâches Wrike, pour profiter d'une meilleure visibilité et d'une collaboration supérieure à travers les projets.
Salesforce : offrez à vos équipes de compte une responsabilité et une visibilité à 100 % sur les projets des clients.
Microsoft Teams : intégrez la gestion de projet dans Microsoft Teams et transformez les conversations en travail structuré.
Pour votre commodité, nous avons préparé un ensemble de boîtes à outils pour différents types d’équipes :