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Les modèles de dossiers ou de projets
Tous les utilisateurs, à l'exception des collaborateurs, peuvent créer des modèles de dossiers et de projets.
Créez un modèle de dossier ou de projet dans un dossier de votre compte. Vous pourrez le dupliquer pour lancer rapidement et facilement de nouveaux éléments de travail.
Accédez à votre dossier Modèles, ou créez ce dossier si c'est la première fois que vous créez un modèle. Vous devriez créer des dossiers avec des modèles dans chaque espace où vous en avez besoin, ou dans votre espace personnel.
Dans votre dossier Modèles, créez un autre nouveau dossier ou projet. Cela deviendra votre modèle donc nous vous conseillons de lui donner un nom explicite, comme par exemple « Modèle pour lancement de livre ».
Ajoutez toutes les tâches et les sous-tâches qui vous semblent nécessaires pour accomplir le projet. Une fois que vous aurez terminé, vous devriez avoir des tâches pour chaque étape nécessaire de votre projet.
Ajoutez des données à vos tâches et vos sous-tâches. Saisissez autant d'attributs de tâche que vous pouvez (durée, chargés de mission, descriptions et pièces jointes). Utilisez les descriptions de tâche pour expliquer à toute personne lisant la tâche pour la première fois ce qu'elle doit faire.
Vous pourrez utiliser votre modèle dès que vous aurez saisi toutes les informations nécessaires.
Localisez le modèle que vous souhaitez utiliser dans le panneau de navigation de gauche.
Faites un clic droit et sélectionnez Dupliquer dans la liste déroulante 1.
Dans la fenêtre contextuelle, personnalisez l'élément à créer en fonction de vos besoins :
Modifiez le nom de l'élément que vous allez créer 2.
Ajoutez un préfixe au nom des tâches, sous-dossiers et sous-projets qui seront créés au sein de l'élément 3.
Choisissez un emplacement. Si aucun emplacement n'est sélectionné, le nouvel élément sera ajouté à votre espace personnel 4.
Choisissez ce que vous souhaitez copier à partir du modèle : tâches, descriptions, pièces jointes, chargés de mission et valeurs des champs personnalisés 5.
Reprogrammez l'élément à créer en saisissant une nouvelle date de début et de fin. Cela aura pour effet de reprogrammer toutes les tâches au sein de l'élément.
(Facultatif) Cochez l'option En ajouter un autre 6 afin que la boîte de dialogue reste ouverte et que vous puissiez dupliquer un autre dossier ou projet (vous pouvez configurer chaque élément différemment avec cette option).
Cliquez sur Dupliquer 7.
Une nouvelle version de votre modèle est créée dans l'emplacement indiqué et peut maintenant être utilisée.