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Les modèles de tâches
Tous les utilisateurs, à l'exception des collaborateurs, peuvent créer des modèles de tâches.
Créez un modèle de tâche dans un dossier de votre compte. Vous pourrez le dupliquer pour lancer rapidement et facilement de nouvelles tâches.
Vous pourrez utiliser votre modèle dès que vous aurez saisi toutes les informations nécessaires. Pour utiliser un modèle, il suffit de le dupliquer, de le renommer et de le déplacer dans l'emplacement souhaité.
Accédez à votre dossier Modèles, (ou créez ce dossier si c'est la première fois que vous créez un modèle). Il peut être intéressant de créer un sous-dossier Modèles de tâches dans votre dossier Modèles.
Ajoutez une nouvelle tâche au dossier. Cette tâche sera votre modèle, donc nous vous conseillons de lui donner un nom explicite, comme par exemple Modèle pour réunions hebdomadaires.
Ajoutez les informations nécessaires à votre tâche. Saisissez toutes les informations pouvant se révéler utiles lorsque vous utilisez un modèle. Vous pouvez par exemple introduire du texte dans la description de la tâche, ajouter des chargés de mission, fixer des dates de début et de fin de la tâche, etc.
Accédez à votre modèle de tâche dans la vue Liste.
Faites un clic droit et sélectionnez Dupliquer dans la liste déroulante 1.
Dans la fenêtre contextuelle, personnalisez l'élément à créer en fonction de vos besoins :
Modifiez le nom de l'élément que vous allez créer 2.
Choisissez un emplacement 3. Si aucun emplacement n'est sélectionné, le nouvel élément sera ajouté à votre espace personnel.
Choisissez ce que vous souhaitez copier du modèle 4 : tâches, descriptions, pièces jointes, chargés de mission et valeurs des champs personnalisés.
Reprogrammez l'élément à créer et entrez de nouvelles dates de début et de fin 5. Cela aura pour effet de reprogrammer toutes les tâches au sein de l'élément.
(Facultatif) Cochez l'option En ajouter un autre 6 afin que la boîte de dialogue reste ouverte et que vous puissiez dupliquer une autre tâche (vous pouvez configurer chaque tâche différemment avec cette option).
Cliquez sur Dupliquer 7.
Une nouvelle version de votre modèle est créée dans l'emplacement indiqué et peut maintenant être utilisée.